CIRCULAR EXTERNA 054 DE 2004
(enero 26)
Diario Oficial No. 45.451, de 4 de febrero de 2004
CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Señores:
Representantes legales, jefes de áreas financieras, de control interno, de contabilidad y contadores de los entes públicos de los sectores central y descentralizado de los niveles nacional y territorial.
Referencia: Modificación del Plan General de Contabilidad Pública, PGCP, en sus numerales 2.8.1 - Objetivos y 2.8.4.3 - Reintegro de fondos a la Dirección del Tesoro Nacional por parte de los entes públicos.
Apreciados señores:
Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en los literales b) y c) del artículo 3o de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, se permite impartir instrucciones para el adecuado registro de las operaciones derivadas de los reintegros de fondos a la Dirección General del Tesoro Nacional, DTN, o quien haga sus veces, y tesorerías territoriales, tanto de la vigencia como de vigencias anteriores.
Considerando las consultas permanentes en relación con el registro de los reintegros a la DTN o quien haga sus veces, y tesorerías territoriales, de fondos recibidos en la vigencia actual y vigencias anteriores a través de "Aportes y traspaso de fondos", se hace necesario precisar y complementar el procedimiento definido en el numeral 2.8.4.3 - Reintegro de fondos a la Dirección del Tesoro Nacional por parte de los entes públicos.
Así mismo, dada la operatividad del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, es procedente diferenciar los registros contables para las entidades del ámbito de aplicación del sistema y los demás entes públicos.
Complementar los objetivos general y específicos incluidos en el numeral 2.8.1 - Objetivos, y modificar la denominación y contenido del numeral 2.8.4.3 - Reintegro de fondos a la Dirección del Tesoro Nacional por parte de los entes públicos, en el sentido de incorporar las tesorerías territoriales, de la siguiente manera:
2.1 General
Establecer los criterios que se deben tener en cuenta en los procesos de reintegro de fondos a la DTN o quien haga sus veces, y a las tesorerías territoriales, cuando los mismos se han girado y recibido utilizando las cuentas de "Aportes y traspaso de fondos".
2.2 Específicos
- Establecer el procedimiento contable a aplicar por concepto de reintegros, por parte de las entidades que se encuentran dentro del ambiente del Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF.
- Establecer el procedimiento contable a aplicar por concepto de reintegros, por parte de las entidades públicas que no se encuentran en el ámbito de aplicación del SIIF.
- Definir el procedimiento a seguir cuando los fondos que se reintegran se recibieron en la vigencia o en vigencias anteriores.
- Precisar la utilización de la dinámica de las cuentas 4705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS Y 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS, del PGCP.
La presente norma será aplicada por todos los entes públicos a que se refiere el artículo 2o de la Resolución 400 de 2000, mediante la cual se adopta el Plan General de Contabilidad Pública, cuando participen en operaciones de reintegro de fondos girados y recibidos por concepto de "Aportes y traspaso de fondos".
4. MODIFICACIÓN DEL NUMERAL 2.8.4.3 DEL PGCP.
El numeral 2.8.4.3 quedará así: "Reintegro de fondos a la Dirección General del Tesoro Nacional-DTN o quien haga sus veces, y tesorerías territoriales, por parte de los entes públicos".
Para efectos de la presente norma se entenderá por "Reintegro", la restitución de fondos a la DTN o a quien haga sus veces, o a las tesorerías territoriales, por parte de los entes públicos, originados en sobrantes de "Aportes y traspaso de fondos recibidos" para gastos de funcionamiento, deuda e inversión, con ocasión de la devolución de bienes o servicios adquiridos o la liquidación de obligaciones a cargo de la entidad.
Las normas técnicas y procedimentales establecen que el flujo de fondos para el desarrollo del cometido estatal entre la administración central y los entes públicos del mismo nivel, se revela en las cuentas de "Aportes y traspaso de fondos".
Para la definición del procedimiento contable se consideran dos criterios básicos: Si la entidad hace parte o no del SIIF, y si los fondos que se reintegran se recibieron en la vigencia o en vigencias anteriores.
2.8.4.3.1 Entidades que conforman el Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF
Esta parte del procedimiento es de aplicación de las entidades de la Administración Central Nacional y siempre será con respecto a la DTN o quien haga sus veces.
2.8.4.3.1.1 Reintegro de fondos recibidos en la vigencia actual
Teniendo en cuenta que cuando se giraron y recibieron los fondos, el sistema registró en forma automática las cuentas 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS para la DTN o quien haga sus veces, y 4705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS para la entidad receptora, los reintegros que proceden en relación con estos recursos, se harán reversando las cuentas afectadas en el registro contable inicial.
2.8.4.3.1.1.1 Registros en la entidad pública que reintegra los fondos
Cancelación o ajuste del pasivo constituido en la etapa de obligación
Considerando que el giro de los recursos a las entidades procede, una vez cumplida la etapa de obligación en la cual se afectó el presupuesto y se creó la obligación contable con la respectiva contrapartida en el gasto o activo, con el reintegro, el sistema afecta el módulo de egresos en forma automática reversando la constitución de la obligación contable, así:
Códigos Denominación Débitos Créditos
2401 CUENTAS POR PAGAR
240101 Bienes y Servicios XXX
5111 GASTOS DE ADMINISTRACION
5111XX Subcuenta respectiva XXX
El anterior registro aplica tratándose del concepto presupuestal de gastos generales. En el caso de servicios personales, transferencias, deuda o inversión, se utilizarán las cuentas y subcuentas inicialmente afectadas en el registro, de conformidad con las matrices contables definidas en el sistema.
Así mismo se hará la respectiva reversión de las deducciones constituidas en el registro en que se reconoció el gasto o el activo, cuando a ello hubiere lugar.
Giro en el ente público que hace el reintegro
El giro de los recursos hacia la DTN o quien haga sus veces, se hará afectando la cuenta de bancos de la entidad, en consecuencia, corresponde a un registro manual.
La subcuenta 572080-RECAUDOS POR CLASIFICAR se utiliza como contrapartida, considerando que el registro automático que efectúa el sistema para la DTN o quien haga sus veces, cuando carga el extracto afecta la subcuenta 472080-RECAUDOS POR CLASIFICAR, generando la reciprocidad para efectos de la eliminación en el proce so de consolidación. El registro será:
Códigos Denominación Débitos Créditos
5720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
572080 Recaudos por clasificar XXX
1110 BANCOS Y CORPORACIONES
111005 Cuenta corriente bancaria XXX
Cuando se trate de reintegros por concepto de servicios personales, debe aplicarse el procedimiento definido en el numeral 4.2.4.9 "Tratamiento de los reintegros de rubros de servicios personales".
Aplicación del reintegro en el módulo de egresos
Adicionalmente procede la clasificación de los fondos consignados en las cuentas de la DTN o quien haga sus veces, para lo cual el sistema afecta en forma automática las cuentas 4705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS, toda vez que los fondos que se reintegran se recibieron en la misma vigencia y por el mismo concepto. El registro es el que se relaciona a continuación:
Códigos Denominación Débitos Créditos
4705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
RECIBIDOS
4705XX Subcuenta respectiva XXX
5720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
572080 Recaudos por clasificar XXX
2.8.4.3.1.1.2 Registros en la Dirección General del Tesoro Nacional-DTN o quien haga sus veces
Cargue del extracto en el módulo de Cuenta Unica Nacional, CUN
La DTN o quien haga sus veces, con el cargue del extracto en el módulo CUN, afecta sus cuentas de bancos en forma automática.
La subcuenta 472080-RECAUDOS POR CLASIFICAR se utiliza como contrapartida, en la medida que en el registro manual que efectuó la entidad con la consignación utilizó la subcuenta 572080-RECAUDOS POR CLASIFICAR, generando la reciprocidad para efectos de la eliminación en el proceso de consolidación. El registro será:
Códigos Denominación Débitos Créditos
1106 CUENTA UNICA NACIONAL
110601 Cajero XXX
4720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
472080 Recaudos por clasificar XXX
Aplicación del reintegro en el Módulo CUN
Adicionalmente procede la clasificación de los fondos consignados en las cuentas de la DTN o quien haga sus veces, para lo cual el sistema afecta en forma automática la cuenta 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS, toda vez que los fondos que se reintegran se giraron en la misma vigencia y por el mismo concepto. El registro es el que se relaciona a continuación:
Códigos Denominación Débitos Créditos
4720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
472080 Recaudos por clasificar XXX
5705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
GIRADOS
5705XX Subcuenta respectiva XXX
2.8.4.3.1.2 Reintegro de fondos de vigencias anteriores
Cuando los fondos reintegrados correspondan a vigencias anteriores, y teniendo en cuenta que se trata de flujos de f ondos, se admite la utilización de las cuentas 4705APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS para el registro de los fondos recibidos en la DTN o quien haga sus veces, y la 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS por el valor de los reintegros por parte de la entidad.
2.8.4.3.1.2.1 Registros para el ente público que efectúa el reintegro
Cancelación o ajuste del pasivo constituido
Cuando se trata del reintegro de fondos de vigencias anteriores y teniendo en cuenta que la ejecución presupuestal se registró en la vigencia anterior, la entidad mediante un registro manual, efectúa el ajuste del gasto afectando la cuenta 5815-AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES, o disminuye el activo inicialmente registrado. Tratándose de gastos, el registro a efectuar será:
Códigos Denominación Débitos Créditos
2401 CUENTAS POR PAGAR
240101 Bienes y Servicios XXX
5815 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES
5815XX Subcuenta respectiva XXX
El anterior registro aplica tratándose del concepto presupuestal de gastos generales. En el caso de servicios personales, transferencias, deuda o inversión, se utilizarán las cuentas y subcuentas que correspondan al concepto inicialmente afectado.
Así mismo se hará la respectiva reversión de las deducciones constituidas en el registro en que se reconoció el gasto o el activo, cuando a ello hubiere lugar.
Giro en el ente público que hace el reintegro
El giro de los recursos hacia la DTN o quien haga sus veces, se hará afectando la cuenta de bancos de la entidad, en consecuencia, corresponde a un registro manual.
La subcuenta 572080-RECAUDOS POR CLASIFICAR se utiliza como contrapartida, considerando que el registro automático que efectúa el sistema para la DTN o quien haga sus veces, cuando carga el extracto, afecta la subcuenta 472080-RECAUDOS POR CLASIFICAR, generando la reciprocidad para efectos de la eliminación en el proceso de consolidación. El registro será:
Códigos Denominación Débitos Créditos
5720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
572080 Recaudos por clasificar XXX
1110 BANCOS Y CORPORACIONES
111005 Cuenta corriente bancaria XXX
Reclasificación del ingreso en la entidad
Adicionalmente, procede la clasificación de los fondos consignados en las cuentas de la DTN o quien haga sus veces, a través del numeral rentístico respectivo. Para efectos del registro contable, la entidad utiliza la cuenta 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS, toda vez que los fondos que se reintegran corresponden a vigencias anteriores. El registro es el que se relaciona a continuación:
Códigos Denominación Débitos Créditos
5705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
GIRADOS
5705XX Subcuenta respectiva XXX
5720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
572080 Recaudos por clasificar XXX
2.8.4.3.1.2.2 Registros en la Dirección General del Tesoro Nacional- DTN o quien haga sus veces
Cargue del Extracto en el Módulo, CUN
La DTN o quien haga sus veces, con el cargue del extracto en el módulo CUN, afecta sus cuentas de bancos en forma automática.
La subcuenta 472080-RECAUDOS POR CLASIFICAR se utiliza como contrapartida, considerando que en el registro manual que efectuó la entidad con la consignación utilizó la subcuenta 572080-RECAUDOS POR CLASIFICAR, generando la reciprocidad para efectos de la eliminación en el proceso de consolidación. El registro será:
Códigos Denominación Débitos Créditos
1106 CUENTA UNICA NACIONAL
110601 Cajero XXX
4720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
472080 Recaudos por clasificar XXX
Aplicación del reintegro en el módulo CUN
Adicionalmente procede la clasificación de los fondos consignados en las cuentas de la DTN o quien haga sus veces, para lo cual el sistema afecta en forma automática la cuenta 4705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS, toda vez que los fondos que se reintegran se giraron en la vigencia anterior y por el mismo concepto. El registro es el que se relaciona a continuación:
Códigos Denominación Débitos Créditos
4720 OPERACIONES DE ENLACE CON
SITUACION DE FONDOS
472080 Recaudos por clasificar XXX
4705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
RECIBIDOS
4705XX Subcuenta respectiva XXX
2.8.4.3.2 Entidades públicas del nivel nacional que no pertenecen al Sistema Integrado de Información Financiera, SIIF, y entidades del nivel territorial
2.8.4.3.2.1 Reintegro de fondos recibidos en la vigencia actual
Teniendo en cuenta que cuando se giraron y recibieron los fondos, las entidades registraron las cuentas 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS para la DTN o quien haga sus veces, y tesorerías territoriales, y 4705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS para la entidad receptora, los reintegros que proceden en relación con estos recursos, se harán reversando las cuentas afectadas en el registro contable inicial.
2.8.4.3.2.1.1 Registros en la entidad pública que reintegra los fondos
Cancelación o ajuste del pasivo constituido
Considerando que el giro de los recursos a las entidades procede, una vez cumplida la etapa de obligación en la cual se afectó el presupuesto y se creó la obligación contable con la respectiva contrapartida en el gasto o activo, con el reintegro, se efectúa la reversión de la obligación contable, así:
Códigos Denominación Débitos Créditos
2401 CUENTAS POR PAGAR
2401XX Subcuenta respectiva XXX< span style='mso-tab-count:1'>
5111 ó 5211 GASTOS DE ADMINISTRACION
O DE OPERACION
5111XX ó
5211XX Subcuenta respectiva XXX
El anterior registro aplica tratándose del concepto presupuestal de gastos generales. En el caso de servicios personales, transferencias, deuda o inversión, se utilizarán las cuentas y subcuentas inicialmente afectadas en el registro.
Así mismo, se hará la respectiva reversión de las deducciones constituidas en el registro en que se reconoció el gasto o el activo, cuando a ello hubiere lugar.
Giro en el ente público que hace el reintegro
El giro de los recursos hacia la DTN o quien haga sus veces, o tesorerías territoriales, se hará afectando la cuenta de bancos de la entidad, utilizando como contrapartida la cuenta 4705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS, toda vez que los fondos que se reintegran se recibieron en la misma vigencia y por el mismo concepto. El registro es el que se relaciona a continuación:
Códigos Denominación Débitos Créditos
4705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
RECIBIDOS
4705XX Subcuenta respectiva XXX
1110 BANCOS Y CORPORACIONES
111005 Cuenta corriente bancaria XXX
2.8.4.3.2.1.2 Registro en la DTN o quien haga sus veces, o tesorerías territoriales
Las tesorerías territoriales con la información sobre el valor reintegrado afectan sus cuentas de bancos, así:
Códigos Denominación Débitos Créditos
1110 BANCOS Y CORPORACIONES
1110XX Subcuenta respectiva XXX
5705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
GIRADOS
5705XX Subcuenta respectiva XXX
Tratándose de la DTN o quien haga sus veces, aplic ará el procedimiento definido en el numeral 2.8.4.3.1.1.2 "Registros en la Dirección General del Tesoro Nacional, DTN, o quien haga sus veces", de esta norma.
2.8.4.3.2.2 Reintegro de fondos de vigencias anteriores
Cuando los fondos reintegrados correspondan a vigencias anteriores, y teniendo en cuenta que se trata de flujo de fondos, se admite la utilización de las cuentas 4705APORTES Y TRASPASO DE FONDOS RECIBIDOS, para el registro de los fondos recibidos en la DTN o quien haga sus veces, o tesorerías territoriales y, la 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS, por el valor de los reintegros por parte de la entidad.
2.8.4.3.2.2.1 Registros en el ente público que efectúa el reintegro
Cancelación o ajuste del pasivo constituido
Cuando se trate del reintegro de fondos de vigencias anteriores y teniendo en cuenta que la ejecución presupuestal se registró en la vigencia anterior, la entidad efectúa el ajuste del gasto afectando la cuenta 5815-AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES, o disminuye el activo inicialmente registrado. Tratándose de gastos, el registro a efectuar será:
Códigos Denominación Débitos Créditos
2401 CUENTAS POR PAGAR
2401XX Subcuenta respectiva XXX
5815 AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES
5815XX Subcuenta respectiva XXX
El anterior registro aplica tratándose del concepto presupuestal de gastos generales. En el caso de servicios personales, transferencias, deuda o inversión, se utilizarán las cuentas y subcuentas que correspondan al concepto inicialmente afectado.
Así mismo, se hará la respectiva reversión de las deducciones constituidas en el registro en que se reconoció el gasto o el activo, cuando a ello hubiere lugar.
Giro en el ente público que hace el reintegro
El giro de los recursos hacia la DTN o quien haga sus veces, o tesorerías territoriales, se hará afectando la cuenta de bancos de la entidad, utilizando como contrapartida la cuenta 5705-APORTES Y TRASPASO DE FONDOS GIRADOS, toda vez que los fondos que se reintegran se recibieron en la vigencia anterior y por el mismo concepto. El registro es el que se relaciona a continuación:
Códigos Denominación Débitos Créditos
5705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
GIRADOS
5705XX Subcuenta respectiva XXX
1110 BANCOS Y CORPORACIONES
111005 Cuenta corriente bancaria XXX
2.8.4.3.2.2.2 Registros en la DTN o quien haga sus veces, o tesorerías territoriales
Las tesorerías territoriales con la información sobre el valor reintegrado afectan sus cuentas de bancos, así:
Códigos Denominación Débitos Créditos
1110 BANCOS Y CORPORACIONES
1110XX Subcuenta respectiva XXX
5705 APORTES Y TRASPASO DE FONDOS
GIRADOS
5705XX Subcuenta respectiva XXX
Tratándose de la DTN o quien haga sus veces, aplicará el procedimiento definido en el numeral 2.8.4.3.1.2.2 "Registros en la Dirección General del Tesoro Nacional, DTN, o quien haga sus veces", de esta norma.
La presente circular externa será de obligatorio cumplimiento a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.
El Contador General de la Nación,
JAIRO ALBERTO CANO PABÓN.
