CIRCULAR EXTERNA 10 DE 2014
(mayo 27)
Diario Oficial No. 49.165 de 28 de mayo de 2014
SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE
<NOTA DE VIGENCIA: Circular derogada por la Circular 1 de 2021>
| PARA: | SOCIEDADES PORTUARIAS REGIONALES, SOCIEDADES PORTUARIAS, MUELLES HOMOLOGADOS, LICENCIAS PORTUARIAS, AUTORIZACIONES TEMPORALES. |
| DE: | SUPERINTENDENCIA DELEGADA DE PUERTOS |
| ASUNTO: | REPORTE DE OBRAS Y EQUIPOS |
La Superintendencia Delegada de Puertos al tenor de las funciones de vigilancia, inspección y control estipuladas en la Ley 1ª de 1991 y la Ley 1242 de 2008, los Decretos números 101 y 1016 de 2000 y el Decreto número 2741 de 2001; comunica a los vigilados portuarios que disponen de un permiso portuario (contrato de concesión, otrosí modificatorio, resoluciones de homologación, autorización temporal y licencia portuaria) autorizado por las entidades concedentes; la obligación de reportar la ejecución de inversiones, obras y equipos; según como se señala en el siguiente cuadro:
| TEMA | OBJETO | PERIOCIDAD | TIPO DE DOCUMENTO |
| Obras y equipos | Vigilancia e inspección y control a la infraestructura portuaria marítima y fluvial de los concesionarios | Trimestral (Quince días después de cada trimestre) | Físico y magnético (Excel) |
Adicionalmente, en cada reporte trimestral los vigilados portuarios deberán remitir los cronogramas de inversiones y obras aprobados por las entidades concedentes. El formato de reporte de obras y equipos con su instructivo adjunto, hace parte integral del presente acto administrativo.
En caso tal que el concesionario marítimo o fluvial (Sociedad Portuaria, Homologación, Autorización Temporal y/o Licencia Portuaria) tenga más de un acto administrativo o contrato de concesión otorgado por una entidad concedente; diligencie el Formato de Reporte de Obras Civiles y Equipos para cada contrato de concesión de forma independiente.
En cuanto al registro contable, la Superintendencia delegada de puertos requiere el envío de los comprobantes de contabilidad, estos deberán ser remitidos de manera física y magnética junto con el formato único.
El primer reporte de obras y equipos con el nuevo formato, será el correspondiente al segundo trimestre de 2014; es decir, los vigilados portuarios deberán remitirlo antes del 15/07/2014 y así sucesivamente para los próximos trimestres.
Se anexan seis (6) folios que contienen lo siguiente:
1. Cuatro (4) folios con el instructivo de diligenciamiento del formato único de reporte de obras civiles y equipos.
2. Dos (2) folios con el formato único de reporte de obras civiles y equipos.
La presente Circular Externa comienza a regir a partir del 1o de julio de 2014.
Comuníquese.
MERCY CARINA MARTÍNEZ BOCANEGRA.
INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR INFORMACIÓN DE INVERSIÓN DE PUERTOS
REPORTE DE INVERSIONES
| TÍTULO DE LA CELDA | DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO | FORMA DE DILIGENCIAMIENTO |
A. DATOS GENERALES
| (1) NOMBRE | Diligencie este espacio con el nombre de la sociedad portuaria, muelle homologado, autorización temporal licencia portuaria, constituidas con capital privado, público o mixto, cuyo objeto social sea: la construcción, mantenimiento, rehabilitación, administración y operación de los terminales. | Ejemplo: Sociedad Portuaria XXX Muelle homologado xxxx, Autorización temporal xxxx, Licencia portuaria xxxx |
| (2) REPORTE DE PAGOS DEL TRIMESTRE | Diligencie este espacio seleccionando el trimestre al cual corresponde la información a diligenciar | Ejemplo: 1er trimestre de 2014 |
| (3) FECHA DE DILIGENCIAMIENTO | Indique la fecha en el que se diligenció el formato, ésta debe corresponder al día, mes y año. | Ejemplo: 28/04/2014 |
| (4) UBICACIÓN GEOGRÁFICA DE LA OBRA | Diligencie en este espacio el nombre del municipio/ciudad y departamento donde se desarrolla el proyecto. | Ejemplo: Tumaco, Nariño |
| (5) INFORMACIÓN DEL CONTRATO | Diligencie en este espacio la información correspondiente al contrato de mayor cuantía que se tenga dentro de la sociedad portuaria, informando No. de contrato, el Contratista, Valor contratado en COPS pesos colombianos, la fecha de inicio, y a fecha de finalización programada y modificada cuando sea el caso. | |
| (6) UNIDAD MONETARIA EN LA QUE REPORTA | Marque con equis (X) en la casilla E12 indicando la moneda en la cual se reporta la información: Únicamente Pesos Corrientes. El formulario NO debe ser diligenciado con valores en miles, millones o miles de millones de pesos. | Ejemplo: Pesos Corrientes: x |
B. DATOS DE INFORMACIÓN
(7) ZONAS DE INTERVENCIÓN | 7.1. BIEN DE USO PUBLICO (BUP)/ZONA E USO PÚBLICO En una extensión de terreno o espacio territorial cuyo dominio pertenece a la república y su uso aprovechamiento pertenece a todos os habitantes de un territorio. Construcción Pública Nacional -1991: Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables. Decreto 2811 de 18/12/1974 – Art. 83 y 267: Los bienes de la Nación son los recursos hidrobiológicos existentes en aguas territoriales y jurisdiccionales de la República, marítimas, fluviales o lacustres. Salvo derechos adquiridos por particulares, son bienes inalienables e imprescriptibles del Estado como las playas marítimas, fluviales y lacustres. | 7.2. PREDIO ADYACENTE/ZONA E USO PRIVADO Se puede definir en los términos del decreto 4735 de 2009 son “los terrenos de propiedad privada aledaños necesarios para el desarrollo de la actividad para la cual se solicitó la concesión”. | |
El formulario se divide en dos partes: la inversión y mantenimiento en bien en uso público o zona de uso público y la inversión y mantenimiento de los predios adyacentes o zonas de uso privado. El formulario debe ser diligenciado con el reporte de los pagos por concepto de mantenimiento e inversión trimestral de acuerdo a la zona (BUP o Zona de Uso Privado) en donde se programen y/o ejecuten obras o mantenimientos. | |||
| (8) TIPO DE INTERVENCIÓN | Diligencie cada espacio indicando el ítem o la actividad ejecutada durante el trimestre de acuerdo al tipo de intervención, tipo de mantenimiento o tipo de actividad para cada una de las zonas de intervención, seguido del dígito que precede a cada uno de los ítems madre del plan de inversiones aprobado por la entidad concedente así: | OPERACIONES. Entonces los ítems en el cuadro reporte de inversiones, deben escribirse seguidos del número que le corresponde al citado ítem madre así: Honorarios de construcciones y edificaciones (2). Costos y gastos por pagar (2) Servicios industriales (2) | |
| (8.1) MANTENIMIENTO OBRAS CIVILES | Diligencie en este espacio todos los ítems relacionados con el mantenimiento de obras civiles | Ejemplo: - Tablaestacado de Muelle - Mantenimiento de Tanques de almacenamiento. - Mantenimiento de Edificaciones - Mantenimiento de líneas (pinturas, chaquetas, soldaduras) – Maintenance of Pipelines - Reforzamiento estructural - Sustitución de losas - Mantenimiento garita de acceso u Porterías - Mantenimiento de Patio - Mantenimiento de Muelle - Mantenimiento de Bodegas - Mantenimiento de pavimentos y vías - Mantenimiento de muros de cerramiento - Mantenimiento de planta de tratamiento | |
| (8.2) AVANCE FÍSICO ACUMULADO % | Diligencie en este espacio el porcentaje del avance físico acumulado al trimestre de reporte por concepto de mantenimiento de la obra civil realizada, con relación al avance programado. | 15% | |
| (8.3) MANTENIMIENTO MAQUINARIA, EQUIPOS Y SISTEMAS | Diligencie en este espacio todos los ítems relacionados con el mantenimiento en maquinaria, equipos y sistemas. | Ejemplo: -Mantenimiento de Bombas -Mantenimiento de Cámaras De Seguridad -Mantenimiento de Báscula -Mantenimiento de Caldera -Mantenimiento de Sistema contra incendio -Mantenimiento de grúas -Mantenimiento de Straddle carniers -Mantenimiento Elevadores -Mantenimiento equipo transformador -Mantenimiento equipos de computación y comunicación. | |
(8.4) INVERSIÓN OBRAS CIVILES | La inversión corresponde a todas las actividades necesarias para la realización de una obra de infraestructura nueva. Diligencie en este espacio todos los ítems relacionados por este concepto. | Ejemplo: -Gerencia de proyectos -Construcción Muelle de cargue -Transferencia de caballete banda transportadora -Construcción marina -Construcción muelle -Construcción edificio zona de inspección -Construcción de pavimentos. -Patio Contenedores -Construcción línea de atraque -Compra e instalación de bitas y defensas -Construcción Muelle 1 - Vigas de apoyo para contenedores -Terminal de contenedores -Acceso franja de vía -Muelle marítimo -Muelle multipropósito carga general -Inversión de silos graneleros | |
| (8.5) AVANCE FÍSICO ACUMULADO % | Diligencie en este espacio el porcentaje de avance físico acumulado (con relación al avance programado) del trimestre de reporte, por concepto de la construcción de la obra civil. | 35% | |
| (8.6) INVERSIÓN EN MAQUINARIA Y EQUIPOS | Diligencie en este espacio todos los ítems relacionados con la inversión en equipos | Ejemplo: -Apilador de carbón -Cambio de líneas de vapor (Replacement of Steam Supply Systems to tanks) -Bandas transportadoras -Cargador de buques -Iluminación | |
| (8.7) INVERSIÓN EN SISTEMAS | Diligencie en este espacio todos los ítems relacionados con la inversión en sistemas, entiéndase esto como las tecnologías de la información y las comunicaciones. | Ejemplo: -Proyecto para la ampliación del sistema de información portuario. -Actualización de sistemas informáticos - Inv. En seg. Electrónica | |
| (8.8) INVERSIÓN EN DRAGADO | Diligencie en este espacio el ítems relacionado por este concepto | Ejemplo: -Canal de acceso -Mantenimiento de dragado -Dragado dársena de maniobras | |
| NOTA | El formato se encuentra formulado con distintas sumatorias. Por favor mantener las sumatorias durante el proceso de diligenciamiento. En caso de requerir más espacio para diligenciar los ítems de acuerdo a cada actividad o tipo de intervención, puede insertar más filas manteniendo las sumatorias. | ||
| (9) VALOR PRESUPUESTADO O PROGRAMADO ANUAL | Diligencie en este espacio el valor estimado, proyectado o programado para el año en curso para la ejecución de cada ítem de acuerdo con el tipo de intervención y la zona de intervención. | ||
| (10) VALOR EJECUTADO | Diligencie este espacio indicando los pagos realizados correspondientes a cada ítem de acuerdo a las intervenciones en mantenimiento e inversiones de cada trimestre. A medida que pasen los trimestres del año en curso se deberá diligenciar la información correspondiente al primer, segundo, tercer y cuarto trimestre en un único formato. En caso de realizar cambios en la información reportada de trimestres anteriores, se deberá sustentar el cambio argumentando el porque de dicha modificación, estas justificaciones deben ser diligenciadas en el ítem (17) OBSERVACIONES y de ser necesario se deberán adjuntar soportes. | ||
HISTORICO DE INVERSIONES
| TÍTULO DE LA CELDA | DESCRIPCIÓN DEL CONTENIDO | FORMA DE DILIGENCIAMIENTO |
C. DAGTOS DE INFORMACIÓN
| (11) CONTRATO DE CONCESIÓN, OTRO SÍ, etc. | Diligencie el número de acto administrativo con su fecha y la entidad concedente | |
| (12) AÑO | Diligencie cada uno de los años en el cual se programaron las inversiones y se ejecutaron obras o se van a ejecutar. | |
| (13) VALOR EJECUTADO EN EL AÑO “Contrato de Concesión” | Diligencie el valor programado según corresponda en USD o COPS de conformidad con el acto administrativo señalado en el numeral 11. | |
| (14) VALOR PROGRAMADO EN EL AÑO “Contrato de Concesión” | Diligencie el valor ejecutado, según corresponda en USD o COPS con corte al reporte indicado en el trimestre del numeral 2. | |
| (15) EJECUCIÓN % | Diligencie el porcentaje de avance de ejecución de conformidad con el acto administrativo señalado en el numeral 11, con corte al reporte indicado en el trimestre del numeral 2. | |
D. DATOS DE IDENTIFICACIÓN:
Se deben relacionar los datos de identificación completos y actualizados cada trimestre. Esos datos tienen como fin, servir de soporte permanente, para realizar el contacto con la empresa.
| (16) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN | Diligencie este espacio con el nombre de funcionario responsable del diligenciamiento del formato. | Ejemplo: CARLOS EDUARDO ROJAS ROJAS |
| (17) ENTIDAD | Diligencie en este espacio el nombre de la entidad para la cual labora el funcionario responsable el diligenciamiento del formato. | Ejemplo: Sociedad Portuaria Regional de Barranquilla |
| (18) DEPENDENCIA | Diligencie este espacio con el área donde se desempeña el funcionario responsable del diligenciamiento del formato. | Ejemplo: Área administrativa. |
| (19) CARGO | Diligencie este espacio con el cargo que desempeña el funcionario responsable del diligenciamiento del formato | Ejemplo: Profesional de presupuestos |
| (20) DATOS DE CONTACTO (O CUELLAR) | Diligencie este espacio con el número telefónico del funcionario responsable del diligenciamiento de formato, relacionando el teléfono de la oficina y el número del celular. | 5987524 Ext. 518 – 321 4567893 |
| (21) CORREO ELECTRÓNICO | Diligencie este espacio con la dirección de correo electrónico del funcionario responsable del diligenciamiento del formato. | Ejemplo: directorio@xxxx.com |
| (22) OBSERVACIONES | Diligencie este espacio con las novedades generadas en el proceso de actualización de la información y también todas las aclaraciones u observaciones que considere pertinentes, relacionadas con la información consignada en el formato. | |
A. DATOS GENERALES
(1) NOMBRE: __________________________ NIT:______________________
(2) REPORTE DE PAGOS DEL I_ X _ I I_ II I_ IV _ TRIMESTRE DE 20_____
(3) FECHA DE DILIGENCIAMIENTO: _____________________
(4) UBICACIÓN GEOGRAFICA DE LA OBRA:____________________
(5) INFORMACIÓN DEL CONTRATO
No. __________________
CONTRATISTA __________________
VALOR CONTRATADO __________________(COPS) (6) unidad monetaria en la que se reporta: Pesos corrientes ____
FECHA DE INICIO ___________________
FECHA DE FINALIZACIÓN PROGRAMADA _________________
FECHA DE FINALIZACIÓN MODIFICADA _________________
B. DATOS DE INFORMACIÓN
| (7) ZONAS DE INTERVENCIÓN | (8) TIPO DE INTERVENCION (descripción de las actividades en mantenimiento e inversión | (9) VALOR PRESUPUESTADO O PROGRAMADO ANUAL | PRIMER TRIMESTRE | SEGUNDO TRIMESTRE | TERCER TRIMESTRE | CUARTO TRIMESTRE |
| (10) VALOR EJECUTADO | (10) VALOR EJECUTADO | (10) VALOR EJECUTADO | (10) VALOR EJECUTADO | |||
| TOTAL MANTENIMIENTO BUP/ZUP | $ | $ | $ | $ | $ | |
| 8.1 mantenimiento obras civiles 8.2 avance físico acumulado % | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxxx (b) | ||||||
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.3 MANTENIMIENTO MAQUINARIA, EQUIPOS Y SISTEMAS | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (8) | ||||||
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias de formulario) (b) | ||||||
| TOTAL INVERSION BUP/ZUP | $ | $ | $ | $ | $ | |
| 8.4 INVERSIÓN OBRAS CIVILES | 8.5 AVANCE FÍSICO ACUMULADO % | $ | $ | $ | $ | $ |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.6 INVERSIÓN EN MAQUINARIA Y EQUIPOS | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxxx (b) | ||||||
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.7 INVERSIÓN EN SISTEMAS | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.8 INVERSIÓN EN DRAGADO | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
B. DATOS DE INFORMACIÓN
| (7) ZONAS DE INTER VENCIÓN | (8) TIPO DE INTERVENCIÓN (Descripción de las actividades en mantenimiento e inversión) | (9) VALOR PRESUPUESTADO O PROGRAMADO ANUAL | PRIMER TRIMESTRE | SEGUNDO TRIMESTRE | TERCER TRIMESTRE | CUARTO TRIMESTRE |
(10 VALOR EJECUTADO | (10 VALOR EJECUTADO | (10 VALOR EJECUTADO | (10 VALOR EJECUTADO | |||
| TOTAL MANTENIMIENTO ZONA DE USO PRIVADO | $ | $ | $ | $ | $ | |
| 8.1 MANTENIMIENTO DE OBRAS CIVILES | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio inserte manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.3 MANTENIMIENTO MAQUINARIA, EQUIPOS Y SISTEMAS | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo ls sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 7.2 PREDIO ADYACENTE ZONA DE USO PRIVADO | TOTAL INVERSIÓN ZONA DE USO PRIVADO | $ | $ | $ | $ | $ |
8.4 INVERSIÓN OBRAS CIVILES 8.5 AVANCE FÍSICO ACUMULADO % | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.6 INVERSIÓN EN MAQUINARIA Y EQUIPOS | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Item xxxx (en caso de requerir más espacio, inserte filas manteniendo las sumatorias del formulario (b) | ||||||
| 8.7 INVERSIÓN EN SISTEMAS | $ | $ | $ | $ | $ | |
| TOTALES | BIEN DE USO PÚBLICO (BUP)/ZONA DE USO PÚBLICO | $ | $ | $ | $ | $ |
| Mantenimiento en obras civiles + inversión en obras civiles y dragado (8.1 + 8.4 x 8.9) | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Mantenimiento e inversión en maquinaria, equipos y sistemas (8.3 + 8.7 + 8.8) | $ | $ | $ | $ | $ | |
| PREDIO ADYACENTE /ZONA DE USO PRIVADO | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Mantenimiento en obras civiles + inversión en obras civiles (8.1 + 8.4) | $ | $ | $ | $ | $ | |
| Mantenimiento e inversión en maquinaria, equipos y sistemas (8.3 + 8.6 + 8.7) | $ | $ | $ | $ | $ | |
C. DATOS DE INFORMACIÓN
| (11) CONTRATO DE CONCESION, OTRO SI, etc, | (12) AÑO | (13) valor programado en el año “Contrato de Concesión” | (14) VALOR EJECUTADO EN EL AÑO “Contrato de concesión” | (15) EJECUCIÓN | ||
| USD | COPS | USD | COPS | |||
D. DATOS DE IDENTIFICACIÓN
(16) RESPONSABLE DE LA INFORMACIÓN _____________________________
(17) ENTIDAD _____________________________________________________
(18) DEPENDENCIA: _______________________________________________
(19) CARGO: ______________________________________________________
(20) DATOS DE CONTACTO (O CELULAR) _____________________________
(21) CORREO ELECTRÓNICO _______________________________________
(22) OBSERVACIONES:
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
