CONCEPTO 23 DE 2001
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá D.C.
2001 – 130
Doctor
NESTOR E. SÁNCHEZ C.
Director de Proyectos
GESTIÓN DOCUMENTAL LTDA
Calle 22 No. 25 – 66/ 68
Ciudad.
Ref.: Su comunicación COM– 008-01 radicada SSPD 2001 – 529 – 002401 – 2.
Radicación Ofilex 2000 No. 20011300000023. Preparado por: María Victoria Morales
Quijano. Abogada Oficina Asesora Jurídica. TEMA: DOCUMENTACIÓN DE LAS E. S. P. El tiempo de conservación es de 10 años.
Se basa la consulta en determinar cuál es el tiempo de conservación de la documentación manejada por los prestadores de servicios públicos domiciliarios.
La respuesta a su consulta se hace teniendo en cuenta el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
La ley 142 de 1994 o Ley de Servicios Públicos Domiciliarios no contiene ninguna disposición sobre el lapso durante el cual los prestadores de servicios públicos domiciliarios deben conservar sus documentos, por tanto, no es la legislación de servicios públicos domiciliarios la que rige los aspectos relacionados con la conservación de la documentación de las empresas, siendo así, deben tenerse en cuenta los lineamientos que de acuerdo con su naturaleza son aplicables a cada prestador.
Por regla general, las empresas prestadoras de servicios públicos son sociedades por acciones y todos sus actos se rigen por el derecho privado, por tanto, la normatividad aplicable a ellas es la establecida en el Código de Comercio.
En relación con la conservación de los "Libros y papeles del comerciante" el artículo 60 de del mencionado Código establece:
"Los libros y papeles a que se refiere este artículo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción (...) ".
Reciba un atento saludo,
GUILLERMO SÁNCHEZ LUQUE
Jefe Oficina Asesora Jurídica.
