CONCEPTO SSPD OJ-2004–100
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
2004-130-000075-3
PARA: Dra. ADRIANA PEREZ BIFFI
Secretaria General
DE: JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA
ASUNTO: Su solicitud de Concepto
FECHA: Marzo 25 de 2004
Se basa el objeto de la consulta en determinar cuáles son las competencias de la Secretaria General en cuanto a la expedición de constancia de ejecutoria, la expedición de copias autenticadas de los actos administrativos que se expiden en la Superintendencia.
1.- Expedición de constancias de ejecutoria.
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21 numeral 10 del Decreto 990 de 2002 se encuentra que en materia de notificaciones a la Secretaria General únicamente le compete notificar sus actos, los del Despacho de la Superintendente, los de las Oficinas Asesoras de Planeación, de Jurídica, de Informática y de Control Interno.
Por su parte, en el citado decreto se dispuso que las Direcciones Territoriales deben notificar los actos administrativos que expidan. Igual previsión se encuentra establecida para las Direcciones de Investigaciones de las Superintendencias Delegadas y para las Superintendencias Delegadas. (Decreto 990, arts. 20, numeral 26, 16, numeral 12 y 13, numeral 36).
Siendo esto así, las constancias de ejecutoria de los actos administrativos de la Superintendencia deben ser expedidas por los notificadores de cada una de las dependencias citadas.
Lo anterior teniendo en cuenta que el notificador es quien realmente puede dar fe de la ocurrencia de la notificación, así como de la fecha y el modo bajo el cual se produjo la firmeza del acto administrativo de que se trate.
Por la misma razón se estima que si se requiere la expedición de copia auténtica con la constancia de ser primera copia hábil, dicha constancia también puede darla el mismo funcionario notificador.
2.- Expedición de copias auténticas.
Con respecto a la expedición de copia auténtica de un acto administrativo, así como de los documentos que conforman el expediente respectivo, se considera que por disposición del artículo 16 de la Ley 594 de 2000, el funcionario a cuyo cargo esté el archivo de la entidad debe velar por la autenticidad de los documentos públicos; en la Superintendencia está función no está asignada a funcionario alguno, por lo que conforme a la citada norma, estaría en cabeza de la Secretaría General.
Sin embargo, esta función puede ser asignada a otros funcionarios que por razón de las funciones que desempeñan tengan actualmente la custodia de los documentos, así por ejemplo, las Direcciones de Investigaciones con relación a los expedientes que se encuentren en trámite de de decisión final o de recurso, las Direcciones territoriales en relación con los expedientes de RAP´s y SAP´S, la Dirección administrativa en cuanto corresponde al archivo de las hojas de vida de los funcionarios, etc.
3.- Recomendaciones
Por todo lo anterior se sugiere la expedición de una Circular Interna en la que se precisen estas competencias, así como las de Resoluciones Internas para asignar las funciones de expedición de copias auténticas y expedición de primera copia.
Así mismo, es recomendable implementar mecanismos de seguridad que garanticen esta fe pública, disponiendo para tal efecto de la unificación de sellos para todas las dependencias competentes en el tema, así como el señalamiento de las responsabilidades que se deriven del ejercicio inadecuado de tal función.
Atentamente,
MONICA HILARION MADARIAGA
