CONCEPTO SSPD OJ 2004-295
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, D.C.,
MARIA CLAUDIA GAITAN DIDIER
Gerente
International City Work Ltda.
Calle 40 No. 18A - 24
Ciudad
Ref.: Solicitud de concepto radicado 2004-529-038278-2
Se basa la consulta objeto de estudio en determinar varios aspectos relacionados con la conservación de documentos y archivos de las entidades de servicios públicos.
Las siguientes consideraciones se formulan atendiendo el contenido del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
La Ley 142 de 1994 o Ley de Servicios Públicos Domiciliarios no contiene ninguna disposición sobre el lapso durante el cual los prestadores de servicios públicos domiciliarios deben conservar sus documentos.
Por regla general, las empresas prestadoras de servicios públicos son sociedades por acciones y todos sus actos se rigen por el derecho privado, por tanto, la normatividad aplicable a ellas es la establecida en el Código de Comercio. En relación con la conservación de los “Libros y papeles del comerciante” el artículo 60 del mencionado Código establece:
“Los libros y papeles a que se refiere este artículo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción (...)”.(subrayas fuera de texto).
Sin embargo lo relacionado con otro tipo de documentos diferentes a los libros y papeles del comerciante esta Oficina estima que por tratarse de servicios públicos esenciales es procedente la aplicación de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, la cual en su artículo 2º señaló el ámbito de aplicación en los siguientes términos:
“Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.”
En torno al ámbito de aplicación de la ley 594 de 200 el Archivo General de la Nación ha estimado que:
“Si bien es cierto el artículo en mención establece como ámbito de aplicación de la ley General de Archivos, a la Administración Pública en sus diferentes niveles, empresas privadas que cumplan funciones públicas como los que se deriven de la prestación de sus servicios, no obstante en el título IX de la misma se regula lo concerniente a los archivos privados que revisten interés general, para el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (...)
“Así las cosas sería muy conveniente que dicha política fuera adoptada, por las empresas privadas, si bien los documentos producidos en su gestión contribuyen en gran parte en la formación histórica de un país (subrayas fuera de texto)
Teniendo en cuenta que la finalidad de su consulta es explorar las distintas posibilidades para archivar o disponer de la documentación, es conveniente poner de presente el artículo 19 de la Ley 594 de 2000, en el sentido de autorizar el uso de cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la conservación y administración del soporte documental.
Atentamente,
MÓNICA HILARIÓN MADARIAGA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
