CONCEPTO 0402 DE 2003
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, DC
2003 – 130
CONCEPTO SSPD-OJ-2003 402
Señora
Luz Myriam Bejarano LEÓN
Gerente
Bioagrícola del Llano S.A. ESP
Calle 34 A N° 35 - 28, El Barzal
Villavicencio, Meta
Ref.: Solicitud de Concepto1
Se basa la consulta en determinar cuál es el tiempo de conservación de la documentación relativa a los derechos de petición, manejada por los prestadores de servicios públicos domiciliarios.
La respuesta a su consulta se hace teniendo en cuenta el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
La Ley 142 de 1994 o Ley de Servicios Públicos Domiciliarios no contiene ninguna disposición sobre el lapso durante el cual los prestadores de servicios públicos domiciliarios deben conservar sus documentos.
Por regla general, las empresas prestadoras de servicios públicos son sociedades por acciones y todos sus actos se rigen por el derecho privado, por tanto, la normatividad aplicable a ellas es la establecida en el Código de Comercio. En relación con la conservación de los "Libros y papeles del comerciante" el artículo 60 del mencionado Código establece:
"Los libros y papeles a que se refiere este artículo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción (...)".(subrayas fuera de texto).
Sin embargo lo relacionado con otro tipo de documentos diferentes a los libros y papeles del comerciante esta Oficina estima que por tratarse de servicios públicos esenciales es procedente la aplicación de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, la cual en su artículo 2 señaló el ámbito de aplicación en los siguientes términos:
"Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley".
En torno al ámbito de aplicación de la ley 594 de 200 el Archivo General de la Nación ha estimado que:
"Si bien es cierto el artículo en mención establece como ámbito de aplicación de la ley General de Archivos, a la Administración Pública en sus diferentes niveles, empresas privadas que cumplan funciones públicas como los que se deriven de la prestación de sus servicios, no obstante en el título IX de la misma se regula lo concerniente a los archivos privados que revisten interés general, para el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (...)
"Así las cosas sería muy conveniente que dicha política fuera adoptada, por las empresas privadas, si bien los documentos producidos en su gestión contribuyen en gran parte en la formación histórica de un país2 (subrayas fuera de texto)
Teniendo en cuenta que la finalidad de su consulta es explorar las distintas posibilidades para archivar o disponer de la documentación relacionada con los derechos de petición, es conveniente poner de presente el artículo 19 de la Ley 594 de 20003, en el sentido de autorizar el uso de cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la conservación y administración del soporte documental.
Cordialmente,
Mónica Hilarión Madariaga
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1 Radicación 2003529042832-2, Reparto No. 859.Preparado por Oscar Vela Rentería, Abogado Oficina Jurídica TEMA. DOCUMENTACIÓN DE LAS E. S. P. Tiempo de conservación.Ratificación Concepto SSPD 20011300000023, SSPD 20011300000170, 2001130 000023 y 20011300000396IMPOSIBILIDAD DE ASIMILAR "SERVICIO PÚBLICO DOMICILIARIO" A "FUNCIÓN PÚBLICA" POR VÍA GENERAL- Las normas contenidas en el Capítulo V del Título XII constitucional se inscriben en el marco de una libertad de empresa intervenida por el Estado LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS- Aplicación excepcional a las ESP cuando estas ejercen función pública
2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Concepto AGN / GAJ 8059 Con Radicación 7576 de 25 de septiembre de 2000.
3 ARTICULO 19. SOPORTE DOCUMENTAL. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de su archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos: a) Organización archivística de los documentos; b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema. PARAGRAFO 1o. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información. PARAGRAFO 2o. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio."
