CONCEPTO 137 DE 2024
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, D.C.,
Señor
XXXXXXXXXXXXXX
Ref. Solicitud de concepto(1)
COMPETENCIA
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1369 de 2020(2), la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - Superservicios es competente para “…absolver las consultas jurídicas externas relativas al régimen de los servicios públicos domiciliarios.”
ALCANCE DEL CONCEPTO
Se precisa que la respuesta contenida en este documento corresponde a una interpretación jurídica general de la normativa que conforma el régimen de los servicios públicos domiciliarios, razón por la cual los criterios aquí expuestos no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, tal como lo dispone el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011(3), sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015(4).
Por otra parte, la Superservicios no puede exigir que los actos o contratos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa, ya que de hacerlo incurriría en una extralimitación de funciones, así lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
CONSULTA
La consulta elevada contiene una serie de preguntas relativas a la notificación electrónica en las actuaciones administrativas, los cuales serán transcritas y respondidas en el acápite de conclusiones.
NORMATIVA Y DOCTRINA APLICABLE
Concepto Unificado SSPD-OJ-2016-31
CONSIDERACIONES
Se procederá a emitir un concepto de carácter general, en el cual se hará referencia al trámite de notificaciones aplicable a las actuaciones adelantadas en el marco de la prestación de los servicios públicos domiciliarios.
La Ley 142 de 1994 por medio de la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios, dispuso un régimen especial con reglas concretas sobre el trámite de peticiones, quejas y recursos relativos al contrato de servicios públicos, sobre el particular el artículo 152 ibídem señala:
“ARTÍCULO 152. DERECHO DE PETICIÓN Y DE RECURSO. Es de la esencia del contrato de servicios públicos que el suscriptor o usuario pueda presentar a la empresa peticiones, quejas y recursos relativos al contrato de servicios públicos.
Las normas sobre presentación, trámite y decisión de recursos se interpretarán y aplicarán teniendo en cuenta las costumbres de las empresas comerciales en el trato con su clientela, de modo que, en cuanto la ley no disponga otra cosa, se proceda de acuerdo con tales costumbres.”
En cuanto al trámite de notificación sobre peticiones y recursos, el articulo 159 ibídem señala que deberá ser efectuado conforme con las reglas previstas por el Código Contencioso Administrativo, hoy Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA, contenido en la Ley 1437 de 2011, el cual en los artículos 66 y siguientes señala:
“ARTÍCULO 66. DEBER DE NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS ADMINISTRATIVOS DE CARÁCTER PARTICULAR Y CONCRETO. Los actos administrativos de carácter particular deberán ser notificados en los términos establecidos en las disposiciones siguientes.
ARTÍCULO 67. NOTIFICACIÓN PERSONAL. <Ver Notas del Editor> Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.
En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.
La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:
1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.
La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.
2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos.
ARTÍCULO 68. CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.
ARTÍCULO 69. NOTIFICACIÓN POR AVISO. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.” (resaltado fuera de texto)
Conforme con las norma transcrita, las decisiones que ponen termino a una actuación administrativa, en principio, deben ser notificadas personalmente ya sea directamente al interesado, su representante o su apoderado o un autorizado a quien el interesado haya dado autorización para notificarse.
A su vez la notificación del acto administrativo podrá realizarse a través de tres formas, atendiendo las condiciones y particularidades exigidas para cada una en el CPACA. Estas formas son: (i) de forma prevalente, a través de notificación personal, (ii) por autorización del interesado, notificación a través de correo electrónico y (iii) cuando no se pueda realizar la notificación personal o no sea posible obtener información del interesado, será procedente la notificación a través de aviso.
Respecto de la primera notificación, es decir, la notificación personal, esta pue puede ser efectuada: i) de manera presencial y ii) por correo electrónico o por estrados. Durante la diligencia de notificación personal, independientemente del modo de notificación personal que se use, se debe entregar al interesado copia íntegra, autentica, y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y hora, los recursos que proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo, so pena que la notificación sea invalidada.
Ahora bien, la notificación personal por medio electrónico debe ser efectuada dando aplicación a lo dispuesto en el artículo 56 de la ley 1437, modificado por el artículo 10 de Ley 2080 de 2021 el cual señala:
“ARTÍCULO 56. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A del presente título.
Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad.
Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso.
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración.” (resaltado fuera de texto)
Conforme con la norma, la notificación personal por medio electrónico procede siempre y cuando el administrado haya aceptado de forma expresa este medio de notificación, la cual deberá practicarse a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad, adicionalmente, deberá certificarse la fecha y hora en que el administrado accede a la misma, para que se entienda surtida la notificación.
Respecto de este último punto, vale la pena remitirnos a lo señalado por esta Oficina Asesora Jurídica en Concepto Unificado SSPD-OJ-2016-31, actualizado el 16 de noviembre de 2018, el cual señala:
“(…) Ahora bien, atendiendo a lo anteriormente expuesto podemos señalar que siendo la notificación electrónica una notificación personal, una vez acreditado la recepción del mensaje de datos con los requisitos anteriormente expuestos, está se entenderá surtida el mismo día de recibida la misma por lo tanto los términos para contabilización de los recursos o la caducidad del medio de control, comenzarán a contarse al día siguiente del recibido del respectivo mensaje de datos. (…)” (subraya fuera de texto)
En este sentido, la notificación personal por medio electrónico se entiende surtida una vez se acredita la recepción del mensaje de datos, mediante una certificación emitida por una entidad autorizada, en la cual se indique la fecha y hora en que se accede al mensaje de datos por el destinatario, es decir, debe contar con el acuse de recibo del mensaje electrónico.
En este punto y en consideración a los interrogantes de la consulta, una vez surtida la notificación por medio electrónico, se encuentra culminado el trámite de notificación, por lo tanto, los términos para la presentación de los recursos o la caducidad del medio de control, comenzarán a contarse al día hábil siguiente del recibido del respectivo mensaje de datos.
En el evento en el que no sea posible llevar a cabo la notificación electrónica, la autoridad deberá iniciar el trámite de notificación personal por medio de la remisión de la citación para notificación personal y, en su defecto, mediante la notificación por aviso, como uno de los mecanismos de notificación subsidiaria o supletoria de la notificación personal, establecida en el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011.
Notificación por aviso.
Cuando no se posible realizar la notificación personal, bien sea de forma personal o electrónica, al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, se debe acudir a realizar la notificación por aviso, consagrada en el artículo 69 de la Ley 1437 de 2011 de la cual vale la pena resaltar lo siguiente. Para que sea considerada valida dicha notificación, se deberán verificar los siguientes requisitos:
- No haya sido posible la notificación personal.
- El documento que contenga la notificación debe ser enviado a la dirección física, al número de fax, o al correo electrónico del interesado que figure en el expedienteo que pueda obtenerse del registro mercantil. Esta debe realizarse acompañando el documento de notificación con una copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo que se notifica.
- En el documento de notificación se debe indicar la fecha y la hora del acto que se notifica, así como la autoridad que lo expidió.
- De igual forma se deben señalar los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos respectivos.
- El documento también debe contener la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
De no se cumplirse con uno o alguno de los requisitos mencionados, la notificación no se entiende surtida, por lo cual, deberá subsanarse.
Cuando se desconozca la información del interesado, el aviso se debe publicar en un lugar de acceso al público de la entidad por el termino de cinco (5) días, identificando fecha de fijación y desfijación de la publicación, con la advertencia de que el acto queda notificado al finalizar el día siguiente al retiro del aviso. En el expediente se debe dejar constancia de la remisión o publicación del aviso.
En este sentido, es preciso anotar que la publicación del aviso procede en los casos que se desconozca la información del destinatario, sin embargo, cuando el aviso haya sido enviado a la dirección física o electrónica del usuario y su entrega no haya sido posible, se presumirá que la entidad desconoce, de igual forma, la información de notificación del usuario y, por consiguiente, se deberá proceder con la publicación de la notificación por aviso.
CONCLUSIONES
De acuerdo con las consideraciones expuestas, se procede a resolver los interrogantes realizados en el escrito de consulta como a continuación sigue:
1. “Realizada la notificación electrónica al canal autorizado por el usuario solicitante ¿Tendría el prestador que enviar citación a notificación personal y citación por aviso?
2. ¿Es innecesario adelantar la citación a notificación personal y posterior notificación por aviso cuando se ha surtido la notificación electrónica al canal autorizado por el usuario?”
Como fue expuesto en los considerandos de este Concepto, la notificación electrónica es una de las formas de notificación personal, la cual consiste en efectuar la notificación del acto a través de medios electrónicos.
Por su parte, la notificación por aviso, es otra forma de notificación, la cual es supletiva o subsidiaria a la notificación personal, por lo cual, una vez efectuada la notificación personal electrónica con el lleno de los requisitos de la misma, entre otros, la autorización expresa para notificación a través de este medio, no será procedente o necesario recurrir a otro medio de notificación como lo es la notificación por aviso.
3. “¿Transcurridos dos (02) días hábiles desde la notificación electrónica se contabiliza el término para la interposición de recursos?”
Como ya fue expuesto en este Concepto, la notificación personal por medio electrónico se entiende surtida una vez se acredita la recepción del mensaje de datos mediante una certificación emitida por una entidad autorizada, en la cual se indique la fecha y hora en la cual se accede al mensaje de datos por el destinatario, por lo cual, el termino para la interposición de recursos empieza a contar a partir del día hábil siguiente al del recibo del respectivo mensaje de datos.
4. ¿Es necesario acreditar que el usuario solicitante a realizado apertura del correo electrónico? O en sentido contrario ¿se presume su apertura con el transcurso de los dos (02) días siguientes al envío de la notificación?”
El artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 señala que la notificación personal por medio electrónico se entiende surtida a partir de la fecha y hora “(…) en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración. (…)”
Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la dirección electrónica https://www.superservicios.gov.co/Normativa/Compilacion-juridica-del-sector, donde encontrará la normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, así como los conceptos emitidos por esta entidad.
Cordialmente,
MANUEL ALEJANDRO MOLINA RUGE
JEFE OFICINA ASESORA JURIDICA
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. Radicado 20245290933622
TEMA: Notificaciones en el régimen de servicios públicos domiciliarios
2. “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.
3. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
5. “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”
6. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
