CONCEPTO 245 DE 2025
(junio 9)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, D.C.
Ref. Solicitud de concepto[1]
COMPETENCIA
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1369 de 2020[2], la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - Superservicios es competente para “…absolver las consultas jurídicas externas relativas al régimen de los servicios públicos domiciliarios.”
ALCANCE DEL CONCEPTO
Se precisa que la respuesta contenida en este documento corresponde a una interpretación jurídica general de la normativa que conforma el régimen de los servicios públicos domiciliarios, razón por la cual los criterios aquí expuestos no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, tal como lo dispone el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011[3], sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015[4].
Por otra parte, la Superservicios no puede exigir que los actos o contratos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa, ya que de hacerlo incurriría en una extralimitación de funciones, así lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
CONSULTA
La consulta elevada contiene una serie de interrogantes, relacionados con la notificación electrónica y las normas aplicables al trámite de notificaciones en el marco de la defensa del usuario en sede del prestador, los cuales, serán transcritos y resueltos en el acápite de conclusiones.
NORMATIVA Y DOCTRINA APLICABLE
Ley 142 de 1994[5]
Ley 1437 de 2011[6]
Concepto Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado No. 11001-03-06-000-2016-00210-00 (2316) de 4 de abril de 2017.
Concepto Unificado 31 de 2016, actualizado el 16 de noviembre de 2018
Concepto SSPD-OJ-2024-272
CONSIDERACIONES
Previo al desarrollo del presente concepto es necesario aclarar que, en sede de consulta no se emiten pronunciamientos y/o deciden situaciones de carácter particular y concreto, teniendo en cuenta que los conceptos constituyen orientaciones que no comprometen la responsabilidad de la Superintendencia y tampoco tienen carácter obligatorio o vinculante, ya que se emiten conforme con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 introducido por sustitución de la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.
Así mismo, el entendimiento de esta Oficina Asesora es que la consulta está relacionada con la aplicación de las normas por parte de los prestadores de servicios públicos domiciliarios, para garantizar la notificación efectiva de un acto administrativo cuando, habiendo intentado la notificación electrónica en los términos del artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA, solo se cuenta con el acuse de recibido del mensaje de datos, pero no con la certificación de la fecha y hora en que el administrado accede al contenido del acto.
Así las cosas, de manera inicial, es preciso indicar respecto de las notificaciones en materia de servicios públicos domiciliarios, que la Ley 142 de 1994 es un régimen especial aplicable a todos los prestadores de servicios públicos domiciliarios y a los suscriptores o usuarios de dichos servicios. Así, dicho régimen tiene reglas concretas sobre reclamaciones y su trámite en el marco de una actuación administrativa, considerando el hecho que los prestadores son particulares con funciones administrativas, en desarrollo de la actuación administrativa suscitada como consecuencia de lo señalado en los artículos 152 y siguientes de la Ley 142 de 1994.
Ahora bien, la Ley 142 de 1994 no consagró disposición respecto del proceso de notificación en las actuaciones adelantadas por los prestadores y esta Superintendencia. No obstante, el artículo 159 establece que dicho procedimiento debe adelantarse siguiendo las previsiones del Código Contencioso Administrativo, hoy Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - CPACA. Veamos.
“Artículo 159. De la notificación de la decisión sobre peticiones y recursos. <Artículo modificado por el artículo 20 de la Ley 689 de 2001. El nuevo texto es el siguiente:> La notificación de la decisión sobre un recurso o una petición se efectuará en la forma prevista por el Código Contencioso Administrativo. (…)"
En ese sentido, y como quiera que las decisiones adoptadas por parte de los prestadores de servicios públicos sobre las peticiones y recursos de los usuarios, y dentro de las actuaciones administrativas que adelantan, son actos administrativos de carácter particular y concreto que crean, modifican, extinguen o afectan una situación jurídica individual, estos deben ser notificados de conformidad con el artículo 66 del CPACA, el cual impone el deber de notificar los actos administrativos en los términos establecidos en los artículos 67 y siguientes, así:
“Artículo 66. Deber de notificación de los actos administrativos de carácter particular y concreto. Los actos administrativos de carácter particular deberán ser notificados en los términos establecidos en las disposiciones siguientes.
Artículo 67. Notificación personal. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.
En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.
La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:
1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.
La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.
2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos” (Subraya fuera del texto original”
“Artículo 68. Citaciones para notificación personal. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días”.
“Artículo 69. Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal”
De este modo, es preciso advertir que es necesario surtir el procedimiento contenido en las disposiciones aludidas y en los términos allí estipulados, pues “el incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación”.
Considerado todo lo anterior y tal como lo dispone el referido artículo 67, la notificación personal dispuesta por el CPACA, se puede surtir de distintas formas, ya sea, (i) en la diligencia de notificación personal al interesado, a quien se entregará copia del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, y se le indicaran los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo; (ii) personal por medio electrónico, esto es, a través del correo electrónico, siempre que el interesado acepte ser notificado de esta manera; o (iii) en estrados, cuando la decisión se adopta en audiencia pública, caso en el cual la notificación se realiza verbalmente, dejando la constancia correspondiente.
Así las cosas, la notificación por medio electrónico, corresponde a una de las modalidades de la notificación personal, y su aplicación debe estar precedida del cumplimiento de las previsiones que consagra el referido artículo 67 sobre ello.
En el mismo sentido, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo – CPACA, fue modificado a través de la Ley 2080 de 2021. Sobre los medios electrónicos y la notificación electrónica los artículos 8, 9 y 10 disponen lo siguiente:
“ARTÍCULO 8o. Adiciónese a la Ley 1437 de 2011 el artículo 53A, el cual será del siguiente tenor:
Artículo 53A. Uso de medios electrónicos. Cuando las autoridades habiliten canales digitales para comunicarse entre ellas, tienen el deber de utilizar este medio en el ejercicio de sus competencias.
Las personas naturales y jurídicas podrán hacer uso de los canales digitales cuando así lo disponga el proceso, trámite o procedimiento.
El Gobierno nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, podrá a través de reglamento establecer para cuáles procedimientos, trámites o servicios será obligatorio el uso de los medios electrónicos por parte de las personas y entidades públicas. El ministerio garantizará las condiciones de acceso a las autoridades para las personas que no puedan acceder a ellos.
ARTÍCULO 9o. Modifíquense los incisos primero y segundo <sic, tercero> del artículo 54 de la Ley 1437 de 2011, el cual quedará así:
Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Toda persona tiene el derecho de actuar ante las autoridades utilizando medios electrónicos, caso en el cual deberá realizar sin ningún costo un registro previo como usuario ante la autoridad competente. Si así lo hace, las autoridades continuarán la actuación por este medio. (…)”
ARTÍCULO 10. Modifíquese el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, el cual quedará así:
“Artículo 56. Notificación electrónica. (Modificado por el artículo 10 de la Ley 2080 de 2021). Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A del presente título.
Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad.
Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso.
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración.” (Subraya fuera de texto)
En ese contexto, los artículos 56 y 67 ibídem, consagran la posibilidad de efectuar la notificación utilizando los medios electrónicos, siempre que el interesado acepte ser notificado de esta manera, lo cual ocurre cuando se otorga la autorización pertinente para el efecto de forma expresa y por quien se encuentra legitimado para hacerlo, o cuando el uso de estos medios sea obligatorio, tal como lo dispone el artículo 53A.
Ahora bien, en relación con el problema jurídico que nos ocupa es preciso traer a colación lo sostenido por la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, a través de Concepto C.E. 00210 de 2017, en el cual se indica lo siguiente:
“De acuerdo con la posición planteada por el Consejo de Estado para que la notificación electrónica se considere válidamente realizada se deben cumplir los siguientes requisitos:
1. Que el administrado haya aceptado en forma expresa este medio de notificación, de forma tal que no exista duda de su aquiescencia.
2. Que durante el desarrollo de la actuación administrativa no haya solicitado otra forma de notificación, y
3. Que la administración certifique el acuse de recibo del mensaje electrónico, para efectos de establecer la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al acto administrativo.
Respecto de este último requisito, es claro que corresponde a la administración ya sea directamente, si goza de la capacidad técnica para hacerlo, o por medio de una entidad certificadora, certificar el acuse de recibo del mensaje electrónico con el cual se envía el acto administrativo que se pretende notificar, en el cual se indique la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al mensaje de datos y, por ende, al acto administrativo adjunto al mismo. (…)
En igual sentido, la doctrina refiriéndose al último requisito exigido por el artículo, ha señalado:
“El último inciso regula el momento en que se entiende notificado el acto administrativo, cual es el del acceso al acto administrativo enviado por un medio electrónico, hecho que deberá certificar la administración. Es conveniente anotar que la Ley 527 de 1999 en sus artículos 23 y 24 regula lo referente al momento del envío y de la recepción de un mensaje de datos, mas no utiliza la locución acceso. Las entidades de certificación creadas por esta prestan los servicios de ´registro y estampado cronológico en la generación, transmisión y recepción de mensajes de datos´, lo que, haciendo una comparación sencilla, es el equivalente de ´obtener, mediante pago, un certificado o resguardo por el cual el servicio de correos se obliga a hacer llegar a su destino una carta o un paquete que se ha de remitir por esa vía´, según la definición que da el Diccionario de la Real Academia del verbo certificar. En los medios electrónicos, las entidades de certificación pueden emitir certificados en los que registren la fecha y hora en la cual un documento ha sido creado, enviado y recibido en un sistema de información, de suerte que es viable probar no solo la fecha de envío sino la de recibo. Entonces, es obvio que si el mensaje de datos que contiene el acto administrado que se pretende notificar ha sido recibido por el destinatario a partir de ese momento éste tiene acceso al mismo, de manera que es en dicho momento que se da por efectuada la notificación”.
Una interpretación diferente resultaría abiertamente contraria no solo a los principios contenidos en el Código Contencioso Administrativo que deben regir las actuaciones administrativos, sino a la finalidad que tuvo el legislador al incorporar el uso de medios electrónicos e incentivar su uso con el fin de permitir mayor eficacia, economía y eficiencia en las comunicaciones de la Administración con los particulares, pues quedaría sujeto a la voluntad del interesado decidir el momento en el cual accede al acto administrativo cuya notificación electrónica se pretende cuando se remite junto con el mensaje de datos al correo informado, máxime si conforme a lo exigido por la ley el interesado aceptó de manera previa esa forma de notificación”
Por lo tanto, es claro que el propósito del legislador al incorporar esta forma de notificación fue promover el uso de los medios electrónicos, de forma tal que se logre una mayor eficiencia y celeridad en las actuaciones de la Administración, así como la efectividad de los derechos de los particulares; en tal virtud, sujetar la efectividad de la notificación electrónica al acceso efectivo del archivo anexo que contiene el acto administrativo, además de contrariar la finalidad de la norma, en cuanto deja a la voluntad y al arbitrio del particular decidir el momento accederá al acto administrativo cuya notificación se pretende.
Igualmente debe tenerse en cuenta que la notificación electrónica procede para toda clase de actos que expida la administración siempre que se cumplan todos los requisitos que exige la ley para este tipo de notificación, dentro de ellos que el administrado haya aceptado en forma previa este medio de notificación y no haya modificado su decisión durante la actuación administrativa. De no atenderse todos los requisitos legales no puede la administración notificar sus actos a través de este medio, por lo cual debe notificarse por el medio que prevé la ley según el acto de que se trate.
(…)
Ahora bien, en el caso que se consulta relativo a la imposibilidad de notificar de manera electrónica un acto administrativo por falta de uno de los requisitos exigidos por la ley, esto es la certificación de la fecha y hora en la que se tiene acceso al acto, debe adelantarse la notificación de conformidad con lo dispuesto en el Código. Así, debe aclararse que no existe una notificación supletoria de la notificación electrónica, pues lo que busca el legislador al incorporar esta figura es el uso de los medios electrónicos y que se implementen en el procedimiento administrativo conforme lo exige la ley.
Por tanto, en el evento en que la notificación electrónica no cumpla uno de los requisitos exigidos en la ley, es claro que opera la consecuencia prevista en el artículo 72 de la Ley 1437 de 2011, es decir que no se tiene por efectuada la notificación a menos que el interesado revele que conoce el acto, consiente la decisión o interponga los recursos de ley. En este caso deberá notificarse el acto de la forma que lo prevea la ley57, esto es por medio de la notificación personal, en estrados, por aviso etc, según lo que dispongan los artículos 65 y siguientes de la citada ley.´(…)”
De acuerdo con el concepto en cita, es posible indicar que de acuerdo con la posición planteada por el Consejo de Estado para que la notificación electrónica se considere válidamente realizada se debe cumplir con (i) la aceptación expresa por parte del administrado para ser notificado por medio de notificación electrónica; (ii) que durante el desarrollo de la actuación administrativa no se haya solicitado otro modo de notificación que invalide la aceptación expresa de notificación electrónica; y, (iii) que la administración certifique el acuse de recibo del mensaje electrónico para efectos de establecer la fecha y la hora en la cual el administrado tuvo acceso al acto administrativo.
Así las cosas, es preciso resaltar que, de acuerdo con lo señalado por el Consejo de Estado correspondería, en este caso al prestador, ya sea directamente si goza con la capacidad técnica para hacerlo, o por medio de una entidad certificadora, certificar el acuse de recibido del mensaje electrónico con el cual se envía el acto que se notifica con la indicación de la fecha y hora en la cual el administrado tuvo acceso al mensaje de datos.
Es decir, en interpretación del Consejo de Estado basta con que se certifique el recibido del acto admirativo que se pretende notificar, es decir el momento en que el administrado tiene la posibilidad de acceder al acto, pues sujetar esto a la apertura del mensaje de datos contraria “la finalidad que tuvo el legislador al incorporar el uso de medios electrónicos e incentivar su uso con el fin de permitir mayor eficacia, economía y eficiencia en las comunicaciones de la Administración con los particulares, pues quedaría sujeto a la voluntad del interesado decidir el momento en el cual accede al acto administrativo cuya notificación electrónica se pretende”
Al respecto, esta Oficina Asesora en el concepto SSPD-OJ-2024-272 reafirmó esta posición, al señalar lo siguiente:
“De conformidad con lo señalado, se tiene que la notificación electrónica de los actos administrativos tiene las siguientes particularidades:
i) El interesado debe aceptar y manifestar de forma expresa que acepta ser notificado por correo electrónico.
ii) La notificación electrónica debe estar acompañada de la copia del acto, con anotación de la fecha y hora, la indicación de los recursos que proceden contra dicha decisión, ante quien deben interponerse y los plazos para hacerlo, so pena de que la misma se considere inválida.
iii) La notificación quedará surtida, a partir de la fecha y hora en que el interesado acceda a la misma, es decir, el prestador del servicio acredite la recepción del mensaje de datos por parte del suscriptor o usuario.
Bajo dicho entendido, es clara la interpretación hecha por la Sala, la cual señala que, la intención del legislador fue la de introducir esta forma de notificación con el objetivo de fomentar el uso de medios electrónicos para mejorar la eficiencia y rapidez en los procedimientos administrativos, así como para garantizar los derechos de los ciudadanos. Por lo tanto, condicionar la validez de la notificación electrónica a la apertura del documento adjunto que contiene el acto administrativo contradice el propósito de la ley, ya que deja a discreción del ciudadano decidir cuándo accederá al acto administrativo notificado.”
En línea con lo anterior, esta Oficina mediante el Concepto Unificado 31 de 2016, actualizado el 16 de noviembre de 2018, se pronunció frente a los requisitos de validez y cuando se entiende surtida la notificación electrónica, señalando lo siguiente:
“3.4.2 Requisitos de validez de la notificación electrónica
(…)
En ese sentido, si el administrado ha aceptado la notificación electrónica como forma de ponerle en conocimiento la decisión administrativa, bastará con enviar a la dirección de correo electrónico el acto administrativo, pero cumpliendo con los presupuestos propios de la notificación personal a través de la diligencia de presentación personal, como ya se mencionó; esto es, “copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo”.
(…)
3.4.4 Cuando se entiende surtida la notificación electrónica
Ahora bien, llama la atención que los efectos de esta modalidad de notificación se prediquen siempre que la administración acredite a través de certificación, “la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo”, ya que, en tales términos, el “acceso al acto” resulta un presupuesto indispensable para que la notificación se entienda surtida, pues de lo contrario, podría señalarse que la notificación no surte efectos.
(…)
No obstante lo anterior, la falta de mecanismos informáticos que permitan certificar la fecha y hora del “acceso al acto administrativo” por parte del administrado, ha impedido el cumplimiento estricto de la disposición analizada, de modo que ante la necesidad de garantizar el uso de los medios electrónicos, resulta posible aplicar tanto el artículo 20 como el 21 de la Ley 527 de 1999, del siguiente tenor:
“ARTÍCULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante:
a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o.
b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos.
Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo”.
(…)
De lo anterior, se colige que para entender surtido el requisito de “acceso” al mensaje de datos establecido en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, puede agotarse con la certificación de la respectiva entidad acredita indicado la fecha y hora de recibido del mensaje de datos en la bandeja de entrada del destinatario.
Ahora bien, atendiendo a lo anteriormente expuesto podemos señalar que siendo la notificación electrónica una notificación personal, una vez acreditado la recepción del mensaje de datos con los requisitos anteriormente expuestos, está se entenderá surtida el mismo día de recibida la misma por lo tanto los términos para contabilización de los recursos o la caducidad del medio de control, comenzarán a contarse al día siguiente del recibido del respectivo mensaje de datos. (…)” (negrilla fuera de texto).
De esta forma, es dable señalar que cuando el administrado acepta la notificación electrónica como forma de notificación de la decisión, se deben cumplir los presupuestos propios de la notificación personal, esto es enviar copia íntegra, autentica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
Así mismo, que lo dispuesto en el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011, el requisito de acceso al mensaje se agota con la emisión del certificado de recibido del mensaje de datos o también llamado acuse de recibo, el cual debe ser expedido por la respectiva entidad acreditada para ello y en él se debe señalar la fecha y hora de recibido del mensaje de datos en la bandeja del destinatario. Así mismo, que se entiende surtida la notificación electrónica como notificación personal, una vez acreditado la recepción del mensaje de datos el mismo día en que sea recibida por lo que el conteo de los términos de procedencia del recurso o caducidad del medio de control inicia a contarse a partir del día siguiente de recibido el mensaje de datos.
En todo caso, debe aclararse que no existe una notificación supletoria de la notificación electrónica, por tanto, en el evento en que la notificación no cumpla uno de los requisitos exigidos en la Ley, o el mensaje de datos no haya sido entregado al destinatario, operará la consecuencia prevista en el artículo 72 de la Ley 1437 de 2011, es decir, no se tiene por efectuada la notificación, a menos que el interesado revele que conoce el acto o interponga los recursos de ley.
En el evento en el que no sea posible llevar a cabo la notificación electrónica, la autoridad deberá iniciar el trámite de notificación personal por medio de la remisión de la citación para notificación personal y, en su defecto, mediante la notificación por aviso, tal como lo disponen los artículos 68 y 69 del CPACA[7].
CONCLUSIONES
De acuerdo con las consideraciones expuestas, se resuelven los interrogantes del siguiente modo:
1. ¿Cuál es el término del cual dispone el usuario para acceder a la notificación electrónica, es decir, luego de enviada y recibida (según acuse de correo certificado) la notificación electrónica en el buzón de correo previamente autorizado por el interesado, cuantos días debe esperar la Empresa para que el usuario acceda al mensaje?
2. Si la notificación electrónica enviada por la prestadora no cuenta con el certificado de apertura que certifique fecha y hora en que el usuario accedió al acto administrativo (se cuenta con Certificado de Acuse de Recibido), ¿Cuál es el proceso de notificación a seguir? Lo anterior, debido a que el usuario, aunque habiendo recibido la notificación no ha aperturado el correo electrónico.
El artículo 56 del CPACA establece que la notificación electrónica como notificación personal "quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración". Este requisito de "acceso " se agota con la emisión del certificado de recibido del mensaje de datos o también llamado acuse de recibo. En este sentido, acogiendo la interpretación de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, la posición de esta Superintendencia ha sido que, ante la dificultad práctica de contar con mecanismos informáticos que permitan certificar la fecha y hora del "acceso al acto administrativo" en sí mismo, evitando que la efectividad de la notificación quede sujeta a la voluntad del particular de abrir el archivo adjunto, la interpretación prevalente es que el requisito de "acceso" al que se refiere el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 puede agotarse con la certificación de la fecha y hora de recibido del mensaje de datos en la bandeja de entrada del destinatario.
En este sentido, la notificación se entiende surtida el mismo día de recibido y certificado el mensaje de datos en la bandeja de entrada del destinatario. Por lo tanto, los términos para la interposición de recursos o la caducidad del medio de control comenzarán a contarse a partir del día siguiente al del recibido y certificado del respectivo mensaje de datos o también llamado acuse de recibo.
Por consiguiente, el prestador no debe esperar un número determinado de días para que el suscriptor y/o usuario acceda al contenido del acto después de certificada la recepción del mensaje de datos. La notificación se considera surtida el mismo día que se acredita el recibido del mensaje de datos, pues este recibido es equiparado al momento en que el administrado puede tener acceso al acto que se pretende notificar.
3. Ahora bien, el artículo 56 de la Ley 1437 de 2011 es claro en señalar “…La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda al acto administrativo, fecha y hora que deberá certificar la administración..., si el usuario no apertura el mensaje, ¿Es procedente remitir un “aviso electrónico”, y de ser procedente al cabo de cuantos días se debería enviar, luego de enviada la notificación electrónica?
4. Si el usuario no apertura el correo electrónico, ¿es viable dar aplicación al artículo 69 de la Ley 1437 de 2011 y remitir la notificación por aviso a la dirección que repose en el expediente o a la dirección de prestación del servicio?, “Notificación por aviso. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo…. ¿Y en caso de ser procedente, en que término debe realizarse la notificación por aviso?
Es necesario indicar que no existe una notificación supletoria de la notificación electrónica, por tanto, en el evento en que la notificación no cumpla uno de los requisitos exigidos en la Ley, o el mensaje de datos no haya sido entregado al destinatario, operará la consecuencia prevista en el artículo 72 de la Ley 1437 de 2011, es decir, no se tiene por efectuada la notificación, a menos que el interesado revele que conoce el acto o interponga los recursos de ley.
En el evento en el que no sea posible llevar a cabo la notificación electrónica, la autoridad deberá iniciar el trámite de notificación personal por medio de la remisión de la citación para notificación personal y, en su defecto, mediante la notificación por aviso, tal como lo disponen los artículos 68 y 69 del CPACA, es decir, al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, anexando copia íntegra del acto administrativo.
Asimismo, el aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, así como los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
Adicionalmente, para efectos de brindar herramientas al prestador que permitan dar aplicación a las disposiciones relacionadas con el trámite de notificaciones en el régimen de los servicios públicos domiciliarios, se anexa al presente concepto copia del Concepto Unificado 31 de 2016, actualizado el 16 de noviembre de 2018.
Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la dirección electrónica https://www.superservicios.gov.co/Normativa/Compilacion-juridica-del-sector, donde encontrará la normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, así como los conceptos emitidos por esta entidad.
Cordialmente,
JHONN VICENTE CUADROS CUADROS
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Radicado 20255291753482
TEMA: NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA
Subtema: Régimen aplicable. Debido proceso
2. “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.
3. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
5. “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”
6. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
7. “ARTÍCULO 68. CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.”
“ARTÍCULO 69. NOTIFICACIÓN POR AVISO. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.”
