CONCEPTO 410 DE 2025
(octubre 23)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, D.C.,
Señor
XXXXXX
Ref. Solicitud de concepto[1]
COMPETENCIA
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1369 de 2020[2], la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - Superservicios es competente para "…absolver las consultas jurídicas externas relativas al régimen de los servicios públicos domiciliarios".
ALCANCE DEL CONCEPTO
Se precisa que la respuesta contenida en este documento corresponde a una interpretación jurídica general de la normativa que conforma el régimen de los servicios públicos domiciliarios, razón por la cual los criterios aquí expuestos no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, tal como lo dispone el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011[3], sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015[4].
Por otra parte, la Superservicios no puede exigir que los actos o contratos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa, ya que de hacerlo incurriría en una extralimitación de funciones, así lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
CONSULTA
A continuación, se transcribe la consulta elevada:
"(…) me permito acudir ante la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios para solicitar información relacionada con la implementación de la facturación digital.
En particular, queremos conocer los requisitos normativos, técnicos y procedimentales que deben cumplirse para que nuestras facturas sean enviadas a los usuarios de manera virtual (por correo electrónico u otros medios digitales autorizados), en sustitución de la impresión física tradicional. (…)"
NORMATIVA Y DOCTRINA APLICABLE
Concepto SSPD-OJ-2022-280
CONSIDERACIONES
De forma previa y con el fin de emitir un concepto de carácter general, es preciso indicar que en sede de consulta no es posible emitir pronunciamientos y/o decidir situaciones de carácter particular y concreto, teniendo en cuenta que los conceptos constituyen orientaciones que no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia y no tienen carácter obligatorio o vinculante, siendo que se expiden conforme con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, introducido por sustitución por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.
Para iniciar es preciso de indicar que, de acuerdo con lo establecido en el numeral 14.9 del artículo 14 de la Ley 142 de 1994, la factura de servicios públicos domiciliarios es la cuenta que una persona prestadora entrega o remite al usuario, por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios públicos. En particular, dicho artículo señala:
"ARTÍCULO 14. Definiciones. Para interpretar y aplicar esta Ley se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
(…)
14.9. Factura de servicios públicos. Es la cuenta que una persona prestadora de servicios públicos entrega o remite al usuario, por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios públicos."
En concordancia con lo anterior, el artículo 147 de la Ley 142 de 1994 señala que las facturas se pondrán en conocimiento de los suscriptores y usuarios con el fin de determinar el valor de los bienes y servicios provistos en desarrollo del contrato de servicios públicos en los siguientes términos:
"ARTÍCULO 147. Naturaleza y requisitos de las facturas. Las facturas de los servicios públicos se pondrán en conocimiento de los suscriptores o usuarios para determinar el valor de los bienes y servicios provistos en desarrollo del contrato de servicios públicos.
En las facturas en las que se cobren varios servicios, será obligatorio totalizar por separado cada servicio, cada uno de los cuales podrá ser pagado independientemente de los demás con excepción del servicio público domiciliario de aseo y demás servicios de saneamiento básico. Las sanciones aplicables por no pago procederán únicamente respecto del servicio que no sea pagado.
En las condiciones uniformes de los contratos de servicios públicos podrá preverse la obligación para el suscriptor o usuario de garantizar con un título valor el pago de las facturas a su cargo.
PARÁGRAFO. Cuando se facturen los servicios de saneamiento básico y en particular los de aseo público y alcantarillado, conjuntamente con otro servicio público domiciliario, no podrá cancelarse este último con independencia de los servicios de saneamiento básico, aseo o alcantarillado, salvo en aquellos casos en que exista prueba de mediar petición, queja o recurso debidamente interpuesto ante la entidad prestataria del servicio de saneamiento básico, aseo o alcantarillado." (Subrayado fuera del texto original)
La forma, tiempo, sitio y modo en los que la empresa hará conocer la factura a sus suscriptores o usuarios es la que se encuentra pactada en el contrato de condiciones uniformes, en los términos del artículo 148 de la Ley 142 que señala:
"ARTÍCULO 148. Requisitos de las facturas. Los requisitos formales de las facturas serán los que determinen las condiciones uniformes del contrato, pero contendrán, como mínimo, información suficiente para que el suscriptor o usuario pueda establecer con facilidad si la empresa se ciñó a la ley y al contrato al elaborarlas, cómo se determinaron y valoraron sus consumos, cómo se comparan éstos y su precio con los de períodos anteriores, y el plazo y modo en el que debe hacerse el pago.
En los contratos se pactará la forma, tiempo, sitio y modo en los que la empresa hará conocer la factura a los suscriptores o usuarios, y el conocimiento se presumirá de derecho cuando la empresa cumpla lo estipulado. Corresponde a la empresa demostrar su cumplimiento. El suscriptor o usuario no estará obligado a cumplir las obligaciones que le cree la factura, sino después de conocerla. No se cobrarán servicios no prestados, tarifas, ni conceptos diferentes a los previstos en las condiciones uniformes de los contratos, ni se podrá alterar la estructura tarifaria definida para cada servicio público domiciliario." (Subrayado fuera del texto original)
En este sentido, se tiene que las facturas se deben poner en conocimiento de los suscriptores y usuarios en la forma, tiempo, sitio y modo en que se haya pactado en el contrato de condiciones uniformes, sin que, en principio, sea obligatorio que esta puesta en conocimiento sea de forma física, pues el artículo 148 de la Ley 142 de 1994 así lo dispone expresamente.
Conforme con lo indicado, los requisitos formales de la factura deben ser establecidos en las condiciones uniformes del contrato de servicios públicos, ello sin perder de vista que, la ley exige un mínimo de información relevante, que debe ser incluida en las facturas con el propósito de que el suscriptor o usuario del servicio, pueda tener certeza sobre los cobros allí incluidos.
En consecuencia, se tiene que la forma de entrega de las facturas será la que se determine en los contratos, lo cual permite la entrega de esta por medio de correo electrónico, si dicho mecanismo fue el que se pactó en el contrato de servicios público o en sus modificaciones.
Siendo así, es posible que en los contratos de condiciones uniformes se pacte, por ejemplo, que la entrega de la factura sea realizada por medios electrónicos, tal y como lo señalo esta Oficina en el Concepto SSPD-OJ-2022-280 donde se indicó que:
"(…) Un prestador de servicios públicos domiciliarios podrá incluir en los contratos de condiciones uniformes que la entrega de las facturas de servicios públicos se hará a través de medios electrónicos (por ejemplo, el correo electrónico). Cuando se pacte la entrega de esta forma, será necesario contar con la autorización previa del usuario o suscriptor. En estos eventos, el prestador deberá garantizar la autenticidad e integridad del documento. También deberá adoptarse un mecanismo que le permita al usuario conservar la factura y exhibirla cuando sea necesario. (…)" (Subrayado fuera del texto original)
Nótese que, para enviar la factura por correo electrónico, es necesario: (i) contar con la autorización previa del usuario o suscriptor, (ii) que el prestador garantice la autenticidad e integridad del documento, y (iii) que el prestador adopte un mecanismo que le permita al usuario conservar la factura y exhibirla cuando sea necesario.
Ahora, de manera particular con respecto al servicio de agua potable y saneamiento básico, la regulación no contempla de manera expresa la entrega de facturas por medio electrónico, no obstante, si dicha forma de entrega fue la se pactó en el contrato de servicios público o en sus modificaciones, se podrá acudir a ella, de conformidad con el artículo 148 de la Ley 142 de 1994.
Finalmente, es preciso señalar que este mecanismo de entrega de la factura es diferente a la facturación electrónica propiamente dicha, facturación a la cual también pueden acudir los prestadores si cumplen con las normas que les resultan aplicables. Al respecto, esta Oficina, en el precitado concepto SSPD-OJ-2022-280, indicó que:
"(…) De esta forma, es posible que un prestador de servicios públicos domiciliarios expida facturas electrónicas por los servicios que presta. Para ello, será necesario que se cumplan los requisitos de la factura, contenidos en el artículo 148 de la Ley 142 de 1994 y en el modificado Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016, así como que el usuario acepte de forma expresa esta forma de facturación y se garantice que la facturación efectuada de esta forma le permita al usuario su conservación y exhibición.
En este sentido, solamente si se cumplen los presupuestos referidos, podrán las empresas de servicios públicos utilizar la facturación electrónica; de lo contrario, deberán seguir utilizando la factura de servicios públicos, en los términos de lo establecido en la Ley 142 de 1994.
Finalmente, es importante advertir que no son asimilables las facturas electrónicas y las facturas enviadas por medios electrónicos. La primera corresponde a un mecanismo reglado para facturar los servicios prestados: la segunda, es un instrumento que permite la entrega de un documento a través de formatos digitales, aun cuando podría haberse remitido de manera física. (…)." (Subrayado fuera del texto original)
En consecuencia, si en el contrato de condiciones uniformes se pacta la modalidad de facturación electrónica, y se cuenta con el consentimiento expreso del usuario, el prestador también se encontrará plenamente facultado para emitir este tipo de factura, siempre y cuando cumpla con lo dispuesto en el artículo 148 de la Ley 142 de 1994, el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 y demás normativa referente a facturación electrónica.
CONCLUSIONES
De acuerdo con las consideraciones expuestas, se presentan las siguientes conclusiones:
- De acuerdo con el artículo 148 de la Ley 142 de 1994 un prestador de servicios públicos domiciliarios podrá incluir en los contratos de condiciones uniformes, la forma, tiempo, sitio y modo en que pondrá en conocimiento las facturas a los suscriptores o usuarios. Así las cosas, se podrá incluir una cláusula referente a que la entrega de las facturas de servicios públicos se efectúe a través de medios electrónicos o digitales, para ello, será necesario que se cumplan los requisitos de la factura, establecidos en el artículo antes mencionado.
- En ese orden de ideas, los prestadores de servicios públicos domiciliarios pueden implementar la remisión de facturas a través de mecanismos electrónicos o digitales, siempre que se cumpla con las siguientes condiciones: (i) el mecanismo debe preverse en el contrato de servicios públicos o en alguna de sus modificaciones; (ii) se debe contar con el consentimiento expreso e informado del usuario, para que las facturas remitidas se puedan entender como recibidas; (iii) la factura electrónica, al igual que la emitida físicamente, deben guardar congruencia y permitir su verificación a solicitud del usuario o de las autoridades administrativas, como esta Superintendencia; y, (iv) la factura emitida por medios electrónicos debe contener los requisitos mínimos establecidos en los artículos 148 de la Ley 142 de 1994.
- Así las cosas, si en el contrato de servicios públicos se plasmó una cláusula relativa a la obligación del prestador del servicio público domiciliario de poner en conocimiento del usuario o suscriptor la factura a través de medios electrónicos, aquel está facultado para exigir que dicha condición se cumpla.
- Ahora bien, es preciso señalar que no existe normativa que obligue a los prestadores de servicios públicos domiciliarios utilizar como forma o modo de entrega la factura por medios electrónicos o digitales ante el usuario o suscriptor, ello dependerá de lo pactado en el contrato de servicios públicos.
- Vale la pena aclarar que las facturas electrónicas y las facturas enviadas por medios electrónicos (o digitales) no son asimilables, en el entendido que: (i) la primera corresponde a un mecanismo que cuenta con una reglamentación especial para efectos de que se facturen los servicios prestados, y (ii) la segunda es un instrumento que permite la entrega de ese documento a través de formatos digitales, aun cuando puede remitirse de manera física.
- Finalmente, es preciso señalar que esta Superintendencia no es competente para indicarle un procedimiento específico para implementar la facturación digital, toda vez, que nuestra función se limita a emitir conceptos de carácter general sobre la normativa aplicable, más no puede indicar la forma en que los prestadores deben realizar la expedición de sus facturas ni pronunciarse sobre procedimientos internos de las empresas, toda vez que, de hacerlo se incurriría en extralimitación de funciones y en actos de coadministración sobre las empresas vigiladas, lo cual está prohibido por la ley, en particular por el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la dirección electrónica https://www.superservicios.gov.co/Normativa/Compilacion-juridica-del-sector, donde encontrará la normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, así como los conceptos emitidos por esta entidad. Cordialmente
Cordialmente
JHONN VICENTE CUADROS CUADROS
Jefe Oficina Asesora Jurídica
<NOTAS DE PIE DE PÁGINA>
1. Radicado 20255293884612
TEMA: FACTURACIÓN
2. "Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios".
3. "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. "Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo."
5. "Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones"
