RESOLUCIÓN 297 DE 2007
(octubre 22)
Diario Oficial No. 46.820 de 22 de noviembre de 2007
PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
Por la cual se asignan funciones y se definen las responsabilidades en la Procuraduría General de la Nación, de los diferentes usuarios del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE)
EL PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN,
en uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas por el artículo 7o del Decreto 262 de 2000, numeral 6,
CONSIDERANDO:
Que la Ley 598 de 2000, creó el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal SICE, el Catálogo Unico de Bienes y Servicios CUBS, y el Registro Unico de Precios de Referencia RUPR, para la vigilancia de la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejan recursos públicos.
Que el Decreto 3512 del 5 de diciembre de 2003, emanado de la Presidencia de la República, reglamentó la organización, funcionamiento y operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, en adelante SICE.
Que con base en el artículo 6o del Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003, el Contralor General de la República expidió la Resolución Orgánica 5546 de febrero 4 de 2004, mediante la cual integró el Comité para la Operación del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal-SICE.
Que el Decreto 3512 de diciembre 5 de 2003, en su artículo 7o, literal c) dispuso como una de las funciones del Comité para la Operación del SICE “Determinar el Plan de Ingreso Progresivo del SICE, de las entidades que conforman la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos”.
Que en virtud del artículo citado en el numeral anterior, el Comité para la Operación del SICE, mediante Acuerdo número 001 de 2004, determinó el ingreso al SICE de las entidades públicas o privadas, organismos, o personas jurídicas que son sujetos de control de la Contraloría General de la República.
Que en cumplimiento del mencionado precepto la Procuraduría General de la Nación, en adelante PGN, se registró en el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal- SICE.
Que mediante Decreto 1599 de 2005, se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, que establece dentro de sus principios el autocontrol, la autorregulación y la autogestión.
Que mediante Decreto 2178 de 2006, se creó el Sistema Electrónico para la Contratación Pública (Secop) corno un instrumento de apoyo a la gestión contractual de las entidades estatales, que permitirá la interacción de las entidades contratantes, los contratistas, la comunidad y los órganos de control a través de la articulación de los servicios electrónicos ofrecidos por el Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal (SICE) y los sistemas de información relacionados con la contratación pública que se encuentren a cargo del Gobierno Nacional.
Que mediante Acuerdo No. 9 de 2006, el Comité para la Operación del SICE, fijó lineamientos para el funcionamiento del Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal, SICE.
Que en virtud de lo anterior, es necesario asignar funciones y establecer las responsabilidades al interior de la PGN, para dar cumplimiento a las obligaciones frente al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal-SICE,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. La presente resolución asigna funciones y define las responsabilidades de las diferentes dependencias que participan en la gestión contractual de la Procuraduría General de la Nación, frente al Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación Estatal - SICE, teniendo en cuenta los siguientes perfiles de los usuarios creados para el efecto:
a) Ordenador del gasto;
b) Administrador del sistema;
c) Administrador del plan de compras;
d) Usuarios de consulta.
ARTÍCULO 2o. CONCEPTOS BÁSICOS. Para la aplicación e interpretación de la presente resolución se tendrán en cuenta los siguientes conceptos básicos:
Contratos perfeccionados: Son aquellos contratos, con formalidades plenas y sin formalidades plenas, suscritos por las partes, que ya han sido objeto del registro presupuestal ordenado por la ley.
Contratos legalizados: Son aquellos contratos, con formalidades plenas y sin formalidades plenas, que cuentan con los requisitos de ejecución exigidos por la ley y/o establecidos por la entidad en los pliegos de condiciones, términos de referencia o invitaciones a cotizar, tales como la aprobación de las garantías, el pago de los derechos de publicación en el Diario Unico y el pago del impuesto de timbre, si a ello hubiere lugar.
CUBS: Sigla del Catálogo Unico de Bienes y Servicios que es el conjunto de códigos, identificaciones y estandarizaciones de los bienes y servicios de uso común o de uso en contratos de obra que la administración pública y los particulares o entidades que manejan recursos públicos pueden adquirir, estandarizados en función de sus propiedades físicas, químicas y de uso, clasificados en códigos que permiten una identificación para cada uno de ellos.
Estudios previos: Son aquellos estudios ordenados por los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993 y por el artículo 8o del Decreto 2170 de 2002, que deben ser desarrollados de forma previa a cualquier contratación, en los cuales se analiza la conveniencia y la oportunidad de realizar la misma y se establecen como mínimo los siguientes aspectos:
1. La definición de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación.
2. La definición técnica de la forma en que la entidad puede satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.
3. Las condiciones del contrato a celebrar, tales como objeto, plazo y lugar de ejecución del mismo.
4. El soporte técnico y económico del valor estimado del contrato.
5. El análisis y distribución de los riesgos de la contratación y en consecuencia el nivel y extensión de los riesgos que deben ser amparados por el contratista.
Niveles central y territorial: Los niveles central y territorial de la entidad son los definidos en el artículo 2o del Decreto 262 de 2000.
Plan de compras: De conformidad con lo establecido en los artículos 1o del Acuerdo número 004 de 2005, y 2o del Acuerdo número 009 de 2006, expedidos por el Comité para la Operación del SICE, se tendrá por Plan de Compras el plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de las entidades y particulares que manejan recursos públicos, independientemente del rubro presupuestal que se afecte, ya sea de funcionamiento o de inversión, a excepción de los siguientes aspectos a los que no aplica la normatividad del SICE: pagos de nómina, pagos por concepto de servicios públicos.
PARÁGRAFO. Los convenios interadministrativos que no impliquen disposición de recursos por parte de la entidad, estarán exentos de cumplir con las obligaciones del SICE, salvo que se expida normatividad en contrario. Cuando la entidad deba realizar apropiaciones presupuestales para la ejecución de un convenio, dicha operación deberá incluirse dentro del Plan de Compras y cumplir con las demás obligaciones establecidas en el Decreto 3512 de 2003 o en las normas que regulen la materia. Por lo anterior, para efectos del registro en el SICE, estos convenios deberán ser tramitados como contratos perfeccionados y legalizados.
ARTÍCULO 3o. ORDENADOR DEL GASTO. De conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 62 del Decreto 262 de 2000, y como lo disponen las Resoluciones 14 A de 12 de mayo de 1994 y 25 de 14 de marzo de 2000, expedidas por este Despacho, la Ordenación del Gasto en la actualidad es ejercida por el Secretario General, en el nivel central, y por los Procuradores Regionales, en el nivel territorial, dentro de los términos establecidos en el correspondiente acto administrativo de delegación. El Secretario General y los Procuradores Regionales, como usuarios “Ordenador del Gasto” en el sistema, tendrán a su cargo el cumplimiento de las siguientes funciones:
a) Coordinar y verificar que se cumplan las obligaciones legales de la entidad relacionadas con el registro y consulta de información en el SICE;
b) Solicitar informes de gestión a los usuarios responsables del proceso, cuando se estime pertinente;
c) Presentar informes y responder los. requerimientos elevados por la Contraloría General de la República, por la Oficina de Control Interno de la entidad o por cualquier interesado, relacionados con el cumplimiento de las obligaciones legales a cargo de la entidad en esta materia;
d) Efectuar acciones encaminadas a la organización y optimización de la consulta y registro de información en el sistema, de conformidad con las políticas definidas por la Entidad al respecto;
e) Consultar el CUBS y precios indicativos de los bienes y servicios a contratar, una vez recibidas las ofertas propuestas, generando los respectivos certificados de consulta obligatoria;
f) Registrar en el SICE, de acuerdo con las instrucciones impartidas por la Contraloría General de la República, los contratos perfeccionados y legalizados cada mes, así como las prórrogas, adiciones o modificaciones suscritas sobre los mismos. Los contratos suscritos cada mes podrán registrarse hasta el quinto (5) día hábil del mes siguiente, al que fueron perfeccionados y legalizados;
g) Verificar las alarmas activas reportadas por el SICE, generadas por el registro de información, resolviéndolas, con la aplicación de los correctivos a que haya lugar, o precisando su origen, dando constancia de la gestión adelantada;
h) Generar un reporte mensual de gestión sobre los registros, novedades, y resultados de las consultas e ingreso de información al SICE, archivando los informes correspondientes para su consulta posterior;
i) Verificar que la información reportada en el SICE refleje la ejecución del Plan de Compras y la ejecución presupuestal de la Procuraduría;
j) Realizar las gestiones necesarias para mantener capacitado y actualizado en el manejo del SICE, al personal designado como responsable de las funciones a su cargo.
PARÁGRAFO 1o. El Secretario General y los Procuradores Regionales podrán establecer servidores responsables directos del cumplimiento de las funciones asignadas en el presente artículo, tales como responsables de consultas, registro de información o de efectuar seguimiento y control al cumplimiento de la normatividad vigente.
PARÁGRAFO 2o. Las funciones establecidas par los usuarios “Operador del Gasto”, serán cumplidas por las dependencias en las cuales el Procurador General de la Nación delegue tal competencia.
ARTÍCULO 4o. ADMINISTRADOR DEL SICE EN LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. Teniendo en cuenta las funciones legales establecidas en el artículo 16 del Decreto 262 de 2000, el Jefe de la Oficina de Sistemas de la entidad hará las veces de administrador del SICE en la PGN, estableciendo los responsables directos de las funciones relacionadas a continuación:
a) Crear en la entidad los diferentes usuarios del sistema, con los perfiles que correspondan, de acuerdo con la operatividad y funcionalidad del SICE y bajo los parámetros y principios establecidos por la normatividad que rige la materia;
b) Habilitar o deshabilitar los usuarios creados en la sede central o en las regionales.
c) Brindar el soporte técnico a las diferentes dependencias y usuarios del sistema en la entidad;
d) Garantizar el correcto funcionamiento y oportuna actualización técnica del aplicativo SICE en la entidad;
e) Informar a los usuarios del sistema en la entidad, sobre los cambios y novedades respecto a perfiles, funciones, permisos y restricciones.
ARTÍCULO 5o. ADMINISTRADOR DEL PLAN DE COMPRAS. En atención a las funciones legales atribuidas en el artículo 64 del Decreto 262 de 2000, la División Administrativa de la PGN, estará a cargo de la administración del Plan de Compras de la entidad. El Jefe de la División Administrativa determinará los responsables directos de las funciones que deberá cumplir su dependencia, relacionadas a continuación:
a) Remitir el formato de “Plan de Compras” descargado del aplicativo SICE, a todas las Procuradurías Regionales, verificando su correcto y oportuno diligenciamiento y remisión, para la consolidación respectiva;
b) Consolidar los planes de compras del nivel territorial y el plan de compras del nivel central, de forma conjunta con la Oficina de Planeación de la entidad y someterlos a las aprobaciones respectivas, para su adopción oficial;
c) Registrar en el SICE, en acatamiento de las instrucciones establecidas por la Contraloría General, el Plan de Compras Oficial Consolidado, a más tardar el 31 de enero de cada año o en la fecha que se determine para el efecto;
d) Actualizar el Plan de Compras registrado en el sistema, las veces que sea necesario, conforme a las normas vigentes, previa autorización del ordenador del gasto;
e) Informar al Ordenador del Gasto del nivel central sobre las alarmas generadas por los registros efectuados por los usuarios del SICE en la entidad;
f) Verificar que la información reportada en el SICE refleje la ejecución del Plan de Compras y la ejecución presupuestal de la entidad;
g) Consultar el CUBS y los precios indicativos de los bienes y servicios a contratar en el nivel central, en la etapa de elaboración de los estudios previos, verificando la necesidad de incluir en los términos de referencia o pliegos de condiciones de la respectiva contratación, la exigencia correspondiente. En la carpeta de todos los contratos que suscriba la Procuraduría, deberá reposar el citado análisis;
h) Reportar a la Secretaría General de la entidad o al responsable directo designado por la misma, los contratos sin formalidades plenas, perfeccionados y legalizados. En todo caso, los contratos deberán ser reportados antes del cuarto (4) día hábil del mes siguiente, al que fueron perfeccionados y legalizados;
i) Solicitar las modificaciones presupuestales pertinentes, de acuerdo con las necesidades de la entidad, bajo el trámite previsto para el efecto;
j) Las demás que le sean asignadas por quien ejerza la Ordenación del Gasto en el nivel central.
PARÁGRAFO 1o. Para efectos de la interpretación del presente artículo se debe tener en cuenta que la División Administrativa de la entidad tiene a su cargo la elaboración del plan de compras institucional, en coordinación con la Oficina de Planeación y la División Financiera de la entidad.
ARTÍCULO 6o. PERFILES DE CONSULTA. El Administrador del Sistema en la entidad, creará usuarios con perfil de consulta del SICE para las siguientes dependencias, que tendrán a su cargo las funciones que se relacionan a continuación.
a) Oficina Jurídica:
De conformidad con las funciones legales atribuidas a la Oficina Jurídica de la PGN, descritas en el artículo 15 del Decreto 262 de 2000, esta dependencia deberá:
1. Verificar el cumplimiento de la normatividad vigente que regula el Sistema de Información y Vigilancia para la Contratación Estatal, en todas las contrataciones que adelante el nivel central de la entidad.
2. Reportar a la Secretaría General de la entidad o al responsable directo designado por la misma, los contratos con formalidades plenas, perfeccionados y legalizados. En todo caso, los contratos deberán ser reportados antes del cuarto (4) día hábil del mes siguiente, al que fueron perfeccionados y legalizados.
3. Verificar, en la etapa de evaluación de las propuestas, dentro de los procesos de selección contractual y acatando los parámetros establecidos por la normatividad vigente, que los proponentes hayan registrado los precios de los bienes o servicios en el SICE (consulta de certificados de registro de precios), presentando la información o documentación exigida para el efecto;
b) Oficina de Control Interno:
En cumplimiento de las funciones legales de la Oficina de Control Interno de la PGN, establecidas en la Ley 87 de 1993, en el Decreto 1599 de 2005 y en el artículo 13 del Decreto 262 de 2000, esta dependencia deberá:
1. Llevar a cabo la auditoría independiente sobre la operatividad y funcionalidad del SICE en la entidad, presentando los informes a que haya lugar.
2. Llevar a cabo la auditoría independiente sobre el registro y actualización del Plan de Compras de la entidad en el sistema, presentando los informes a que haya lugar;
c) Oficina de Planeación:
La Oficina de Planeación de la entidad, en desarrollo de las funciones legales descritas en el artículo 11 del Decreto 262 de 2000, deberá:
1. Elaborar, de forma conjunta con la División Administrativa y en coordinación con la
División Financiera de la entidad, el Plan de Compras Anual.
2. Efectuar, de forma conjunta con la División Financiera, seguimiento y evaluación a
la ejecución del Plan de Compras de la Entidad.
3. Verificar que el contenido de la presente resolución sea incorporado a los manuales de funciones, procesos y procedimientos de la entidad;
d) División Financiera:
La División Financiera de la entidad, en desarrollo de las funciones legales descritas en el artículo 65 del Decreto 262 de 2000, deberá:
1. Cumplir con los lineamientos establecidos en la Circular Externa número 005 de 15 de febrero de 2006, expedida por el Administrador del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF, del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o por las normas que regulen la materia, en lo atinente al registro de información relevante para el SICE.
2. Efectuar seguimiento a la ejecución del Plan de Compras de la Entidad, en lo relacionado con la incidencia del mismo en la evaluación del resultado de las operaciones financieras de la Procuraduría General.
3. Informar a las Procuradurías Regionales, al inicio de cada vigencia fiscal, la asignación del Presupuesto, para que sean ajustados los requerimientos de las Regionales y enviados al Administrador del Plan de Compras SICE, a más tardar el 11 de enero de cada año, o en la fecha que se determine para el efecto, para la consolidación respectiva.
4. Verificar en el Plan de Compras de la entidad, que la ubicación de los bienes y servicios sea acorde con la definición de los rubros presupuestales, según el Decreto Anual de Liquidación del Presupuesto General de la Nación.
5. Informar oportunamente al Administrador del Plan de Compras, las modificaciones presupuestales que se efectúen, para que se realicen los ajustes correspondientes en el Plan de Compras de la entidad;
e) Coordinadores Administrativos
Los Coordinadores Administrativos de las diferentes Procuradurías Regionales, acatando lo dispuesto por el artículo 69 del Decreto 262 de 2000 y teniendo en cuenta la delegación de ordenación del gasto efectuada a los Procuradores Regionales, deberán:
1. Verificar de forma permanente las necesidades de bienes y servicios de la Procuraduría Regional respectiva, solicitando su satisfacción bajo el trámite previsto en la presente resolución.
2. Elaborar el plan de Compras de la respectiva Procuraduría Regional, en el formato establecido para el efecto y en medio magnético, remitiéndolo a más tardar el día enero 11 de cada vigencia fiscal, a la División Administrativa de la Entidad.
3. Reportar a la División Administrativa los cambios en el Plan de Compras inicialmente enviado.
4. Conformar el archivo con las copias de los planes de compras remitidos a la División Administrativa.
5. Custodiar el archivo de los citados documentos.
6. Consultar el CUBS y los precios indicativos de los bienes y servicios a contratar en el nivel territorial, en la etapa de elaboración de los estudios previos, verificando la necesidad de incluir en los términos de referencia de la respectiva contratación, la exigencia correspondiente. En la carpeta de todos los contratos, deberá reposar el citado análisis.
7. Reportar al ordenador del gasto del nivel territorial, o al responsable directo designado por el mismo, los contratos perfeccionados y legalizados. En todo caso, los contratos deberán ser reportados antes del cuarto (4) día hábil del mes siguiente, al que fueron perfeccionados y legalizados.
8. Registrar la recepción de los bienes de acuerdo con los CUBS SICE que se relacionaron en el registro del contrato;
f) Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios. El Coordinador del Grupo de Almacén e Inventarios de la Procuraduría General, nivel central, deberá constatar que los bienes que recibe estén acordes con lo pactado en el contrato o acto administrativo y registrar la recepción de los mismos, de acuerdo con los CUBS SICE que se relacionaron en el registro del contrato.
PARÁGRAFO. Determinación de responsables. Los Jefes de las dependencias relacionadas en este artículo, establecerán los responsables directos de las funciones a cargo de las mismas.
ARTÍCULO 7o. PROCEDIMIENTO PARA EL ESTABLECIMIENTO DE RESPONSABLES DIRECTOS. La determinación de responsables directos de las funciones atribuidas a las diferentes dependencias relacionadas en la presente resolución no implica delegación y se efectúa dentro de la facultad que tienen los Jefes de dependencia de distribuir las tareas a cargo de las mismas, en el personal asignado para su funcionamiento.
El establecimiento de directos responsables deberá efectuarse de forma escrita, mediante comunicación en la que se señalen expresamente las funciones a cargo, que se remitirá con copia al Administrador del SICE de la PGN y al Ordenador del Gasto del nivel central.
Cuando los funcionarios determinados por los Jefes de Dependencia como directos responsables, se separen de sus actividades o se retiren de la entidad, deberán entregar un informe a su superior inmediato en el que relacionen los asuntos pendientes de trámite y el estado general de su gestión y, de ser posible, deberán capacitar en el manejo del sistema, a quien se designe en su reemplazo.
De la nueva designación se dará noticia al Administrador del Sistema, solicitando la deshabilitación del usuario anterior y la habilitación del nuevo responsable.
PARÁGRAFO. La determinación de directos responsables no eximirá a los Jefes de Dependencia de su obligación de verificar, controlar, coordinar y garantizar el cumplimiento de las funciones asignadas en la presente resolución.
ARTÍCULO 8o. RESPONSABILIDAD DE LOS USUARIOS. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Decreto 3512 de 2003, o en las normas que regulen la materia, todos los usuarios del SICE en la entidad, responsables de la funcionalidad, alimentación o consulta del Sistema, deberán recibir y salvaguardar la clave de acceso entregada.
Así mismo, se abstendrán de introducir información falsa y evitarán cualquier conducta que tienda a alterar el Sistema, so pena de hacerse acreedores a las sanciones a que haya lugar, teniendo en cuenta que responderán por sus actuaciones, fiscal, penal, civil y disciplinariamente, de conformidad con las normas que regulan estas materias.
ARTÍCULO 9o. ACTUALIZACIÓN NORMATIVA DE LA RESOLUCIÓN. Cuando se expidan normas que modifiquen, amplíen o deroguen las funciones de los usuarios del SICE en la entidad, asignadas mediante la presente resolución, las mismas deberán ser acatadas por los responsables.
ARTÍCULO 10. INCORPORACIÓN. La Oficina de Planeación documentará los procedimientos derivados de la presente resolución para que hagan parte del Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad.
ARTÍCULO 11. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y adiciona en lo pertinente las Resoluciones 450 de 2000, 041 de 2001, 197 de 2003 y 022 de 2007.
Se expide en Bogotá, D. C., a 22 de octubre de 2007.
Publíquese, comuníquese y cúmplase.
El Procurador General de la Nación,
EDGARDO JOSÉ MAYA VILLAZÓN.
