CONCEPTO 47 DE 2006
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá,
CONCEPTO SSPD-OJ-2006-047
Señor
ANDRES GRANADOS AMAYA
Oficina PQR`s
Electrificadota del Meta S.A. E.S.P
Barzal Alto Vía Azotea
Villavicencio - Meta
andres.granados@emsa-esp.com.co
Ref.: Su solicitud de concepto(1)
Se basa la consulta objeto de estudio en determinar hasta qué tiempo máximo se obliga a una empresa de servicios públicos a guardar información de consumos sobre una cuenta de un usuario.
Las siguientes consideraciones se formulan teniendo en cuenta el alcance del artículo 25 del Código Contencioso Administrativo.
La Ley 142 de 1994 o Ley de Servicios Públicos Domiciliarios no contiene ninguna disposición sobre el lapso durante el cual los prestadores de servicios públicos domiciliarios deben conservar sus documentos.
Por regla general, las empresas prestadoras de servicios públicos son sociedades por acciones y todos sus actos se rigen por el derecho privado, por tanto, la normatividad aplicable a ellas es la establecida en el Código de Comercio. En relación con la conservación de los “Libros y papeles del comerciante” el artículo 60 del mencionado Código establece:
“Los libros y papeles a que se refiere este artículo deberán ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su reproducción exacta. Además ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará el acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado para su reproducción (...)”.(subrayas fuera de texto).
Sin embargo lo relacionado con otro tipo de documentos diferentes a los libros y papeles del comerciante esta Oficina estima que por tratarse de servicios públicos esenciales es procedente la aplicación de lo dispuesto en la Ley 594 de 2000, por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, la cual en su artículo 2o señaló el ámbito de aplicación en los siguientes términos:
“Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.”
En torno al ámbito de aplicación de la ley 594 de 2000 el Archivo General de la Nación ha estimado que:
“Si bien es cierto el artículo en mención establece como ámbito de aplicación de la ley General de Archivos, a la Administración Pública en sus diferentes niveles, empresas privadas que cumplan funciones públicas como los que se deriven de la prestación de sus servicios, no obstante en el título IX de la misma se regula lo concerniente a los archivos privados que revisten interés general, para el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (...)
“Así las cosas sería muy conveniente que dicha política fuera adoptada, por las empresas privadas, si bien los documentos producidos en su gestión contribuyen en gran parte en la formación histórica de un país”(2)(subrayado fuera de texto)
En conclusión, el tiempo de conservación de documentos es de diez años, como lo dispone el Código de Comercio, sin embargo deberá consultar al Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta que este es el ente que da las pautas y normas técnicas generales, entre otros, sobre conservación de archivos privados que revisten interés general, para el servicio al ciudadano.
Cordialmente,
MONICA HILARIÓN MADARIAGA
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1 Reparto No. 12 Radicado No. 2005-529-000191-2
Preparado por: Sylvia Juliana Díaz Merchán. Oficina Asesora Jurídica
TEMA: DOCUMENTACIÓN DE LAS E. S. P. – Tiempo de conservación.
LEY 594 DE 2000 O LEY GENERAL DE ARCHIVOS- Aplicación excepcional a las ESP cuando estas ejercen función pública.
Ratificación Conceptos SSPD-OJ-2003-402, SSPD-OJ-2004-295 y SSPD-OJ-2004-407
2 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Concepto AGN / GAJ 8059 Con Radicación 7576 de 25 de septiembre de 2000.
