CONCEPTO 343 DE 2024
(agosto 13)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, D.C.,
Ref. Solicitud de concepto[1]
COMPETENCIA
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1369 de 2020[2], la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - Superservicios es competente para “…absolver las consultas jurídicas externas relativas al régimen de los servicios públicos domiciliarios”.
ALCANCE DEL CONCEPTO
Se precisa que la respuesta contenida en este documento corresponde a una interpretación jurídica general de la normativa que conforma el régimen de los servicios públicos domiciliarios, razón por la cual los criterios aquí expuestos no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, tal como lo dispone el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011[3], sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015[4].
Por otra parte, la Superservicios no puede exigir que los actos o contratos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa, ya que de hacerlo incurriría en una extralimitación de funciones, así lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
CONSULTA
La consulta elevada contiene una serie de preguntas relativas a la facturación electrónica o documentos equivalentes en los servicios públicos domiciliarios por lo que éstas serán transcritas y respondidas en el acápite de conclusiones.
NORMATIVA Y DOCTRINA APLICABLE
Decreto Ley 624 de 1989 - Estatuto Tributario[8]
Decreto Único reglamentario 1625 de 2016[9]
Decreto Único Reglamentario 1077 del 2015[10]
Resolución 0165 de 2023, modificada por la Resolución 0008 de 2024 - DIAN [11]
Concepto SSPD-OJ-2024-39
Concepto SSPD-OJ-2023-51
Concepto Unificado No. 106 de 2022 - DIAN
CONSIDERACIONES
En principio, es necesario hacer hincapié en que la competencia de esta Superintendencia, en particular, el ejercicio de las funciones presidenciales de inspección, vigilancia y control se circunscribe exclusivamente a los prestadores de servicios públicos domiciliarios, específicamente en lo relacionado con la ejecución de las actividades propias de la prestación de dichos servicios o las actividades complementarias.
En este contexto, aunque la consulta se refiere a un prestador de servicios públicos domiciliarios sujeto a la inspección, vigilancia y control de esta Superintendencia, la obligación o procedencia de implementar la facturación electrónica es un tema que excede el ámbito de competencia de los servicios públicos domiciliarios y corresponde a la autoridad tributaria competente, en este caso la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, proporcionar la guía u orientación al respecto.
Sin perjuicio de lo expuesto, con el fin de orientar la consulta de forma general, nos permitimos traer a colación lo ya desarrollado por esta Oficina en cuanto a la facturación electrónica. Es de advertir que la misma no compromete la responsabilidad de la Superintendencia y no tiene carácter obligatorio o vinculante, pues se emite conforme con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011 sustituido por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015. Para lo anterior, se abordarán los siguientes ejes temáticos: (i) facturación de los servicios públicos domiciliarios, (ii) registro de los usuarios, (iii) protección de datos personales.
(i) Facturación electrónica de los servicios públicos domiciliarios
En principio, es preciso revisar lo indicado por esta Oficina Asesora Jurídica en Concepto SSPD-OJ-2024-39, respecto a la facturación electrónica o documentos equivalentes para el cobro de los servicios públicos domiciliarios, así:
“De manera inicial, resulta preciso anotar que el numeral 9 del artículo 14 de la Ley 142 de 1994 define a la factura de servicios públicos como: “la cuenta que una persona prestadora de servicios públicos entrega o remite al usuario, por causa del consumo y demás servicios inherentes en desarrollo de un contrato de prestación de servicios públicos." En cuanto a la naturaleza de estas, el artículo 147 ibídem señala:
“Artículo 147. Naturaleza y requisitos de las facturas. Las facturas de los servicios públicos se pondrán en conocimiento de los suscriptores o usuarios para determinar el valor de los bienes y servicios provistos en desarrollo del contrato de servicios públicos.
En las facturas en las que se cobren varios servicios, será obligatorio totalizar por separado cada servicio, cada uno de los cuales podrá ser pagado independientemente de los demás con excepción del servicio público domiciliario de aseo y demás servicios de saneamiento básico. Las sanciones aplicables por no pago procederán únicamente respecto del servicio que no sea pagado.
<Inciso CONDICIONALMENTE exequible> En las condiciones uniformes de los contratos de servicios públicos podrá preverse la obligación para el suscriptor o usuario de garantizar con un título valor el pago de las facturas a su cargo.
PARÁGRAFO. Cuando se facturen los servicios de saneamiento básico y en particular los de aseo público y alcantarillado, conjuntamente con otro servicio público domiciliario, no podrá cancelarse este último con independencia de los servicios de saneamiento básico, aseo o alcantarillado, salvo en aquellos casos en que exista prueba de mediar petición, queja o recurso debidamente interpuesto ante la entidad prestataria del servicio de saneamiento básico, aseo o alcantarillado.” (subraya fuera de texto)
Por su parte, el artículo 148 ibídem señala los requisitos que estas debe contener, en los siguientes términos:
“Artículo 148. Requisitos de las facturas. Modificado por el art. 38, Decreto Nacional 266 de 2000. Los requisitos formales de las facturas serán los que determinen las condiciones uniformes del contrato, pero contendrán, como mínimo, información suficiente para que el suscriptor o usuario pueda establecer con facilidad si la empresa se ciñó a la ley y al contrato al elaborarlas, cómo se determinaron y valoraron sus consumos, cómo se comparan éstos y su precio con los de períodos anteriores, y el plazo y modo en el que debe hacerse el pago.
En los contratos se pactará la forma, tiempo, sitio y modo en los que la empresa hará conocer la factura a los suscriptores o usuarios, y el conocimiento se presumirá de derecho cuando la empresa cumpla lo estipulado. Corresponde a la empresa demostrar su cumplimiento. El suscriptor o usuario no estará obligado a cumplir las obligaciones que le cree la factura, sino después de conocerla. No se cobrarán servicios no prestados, tarifas, ni conceptos diferentes a los previstos en las condiciones uniformes de los contratos, ni se podrá alterar la estructura tarifaria definida para cada servicio público domiciliario.”
Conforme con la norma en cita, es de resaltar los siguientes aspectos: (i) a través de la factura se pone en conocimiento de los suscriptores o usuarios el valor de los bienes y servicios que le son prestados con ocasión de la ejecución del contrato de servicios públicos, y (ii) los requisitos formales de la factura deben ser establecidos en las condiciones uniformes del contrato de servicios públicos, en todo caso, como mínimo, deberá pactarse la forma, tiempo, sitio y modo en que el prestador deberá dar a conocer la factura a sus suscriptores o usuarios, en ese sentido, puede estipularse que sea a través de medios electrónicos o físicos.” (Subraya fuera del texto)
En consecuencia, se tiene que a la luz del numeral 9 del artículo 14 de la Ley 142 de 1994, la factura de servicios públicos es un documento que una empresa prestadora entrega o envía al usuario, como resultado del consumo y otros bienes y servicios suministrados en el marco de un contrato de prestación de servicios públicos domiciliarios. Conforme con ello, los requisitos formales que convendrán tener las facturas se deberán establecer en el contrato de servicios públicos, en el cual se establecerá entre otros, el medio por el cual se dará a conocer la factura, ya sea por medios físicos o electrónicos.
En línea con lo anterior, con respecto a la facturación de los bienes y servicios, de manera general el Decreto Ley 624 de 1989 “Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales” dispone:
“Artículo 616-1. Sistema De Facturación. <Artículo modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> El sistema de facturación comprende la factura de venta y los documentos equivalentes. Así mismo, hacen parte del sistema de factura todos los documentos electrónicos que sean determinados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), y que puedan servir para el ejercicio de control de la autoridad tributaria y aduanera, de soporte de las declaraciones tributarias o aduaneras y/o de soporte de los trámites que se adelanten ante la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), quien establecerá las características, condiciones, plazos, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos para la interoperabilidad, interacción, generación, numeración, transmisión, validación, expedición y entrega.
Todos los documentos electrónicos que hacen parte del sistema de facturación, en lo que sea compatible con su naturaleza, deberán cumplir con las condiciones establecidas en el Estatuto Tributario o la ley que los regula, así como las condiciones establecidas por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), de acuerdo con el inciso primero del presente artículo. (…).” (Subraya fuera de texto)
Siendo lo anterior, el sistema de facturación está comprendido tanto por las facturas de ventas como por los documentos equivalentes, incluyéndose todos los documentos electrónicos determinados por la DIAN. Los cuales deberán cumplir con las condiciones establecidas por el Estatuto Tributario o la ley que los regula.
Aunado a lo anterior, el Capítulo 4 del Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016[12], define los sujetos obligados a facturar, veamos:
“Artículo 1.6.1.4.1. Definiciones. Para efectos de la aplicación del presente capítulo se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
(…)
7. Facturador Electrónico: Es facturador electrónico el sujeto obligado a expedir factura electrónica de venta, notas débito, notas crédito y demás documentos electrónicos que se deriven de la factura electrónica de venta de conformidad con los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. Esta definición incluye igualmente a los sujetos que, sin estar obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, opten por expedir factura electrónica de venta.
(…)
11. Sujetos obligados a facturar: Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN. Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal, conforme con lo previsto en el parágrafo 1 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
(…)
Artículo 1.6.1.4.2. Sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente. Se encuentran obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por todas y cada una de las operaciones que realicen, los siguientes sujetos:
1. Los responsables del impuesto sobre la ventas -IVA;
2. Los responsables del impuesto nacional al consumo;
3. Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del presente Decreto;
4. Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales;
5. Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas -IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
6. Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación.
PARÁGRAFO. A partir del primero (1) de septiembre de 2020 los distribuidores minoristas de combustibles derivados del petróleo y gas natural comprimido, en lo referente a estos productos, deberán expedir factura de venta y/o documento equivalente.” (Subraya fuera del texto)
De lo expuesto se extrae que, (i) El facturador electrónico es todo aquel que esté obligado a expedir una factura electrónica de venta, notas débito, notas de crédito y los demás documentos equivalentes. (ii) Los sujetos obligados a facturar, son personas naturales o jurídicas que tengan la obligación de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas las operaciones de venta de bienes o servicios que realicen. (iii) En consecuencia, los prestadores de servicios públicos se encuentran obligados a expedir factura de venta o documento equivalente para cada una de las operaciones que realicen.
De igual manera, en cuando a “los documentos equivalentes”, el artículo 1.6.1.4.6. ibídem señala cuales son los documentos que se entienden como equivalentes a la factura de venta, así:
“Artículo 1.6.1.4.6. Documentos equivalentes a la factura de venta. Son documentos equivalentes a la factura de venta los previstos en el presente artículo y aquellos que señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de conformidad con la competencia establecida en el inciso 4 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.:
(…)
11. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan; (…)” (Subraya fuera del texto)
De este modo y como se dijo, el documento emitido por los prestadores de servicios públicos domiciliarios en el marco del contrato de condiciones uniformes, puede ser considerado como documento equivalente a una factura de venta, razón por la cual, los prestadores tienen a su cargo al deber de cumplir con la reglamentación establecida por las autoridades tributarias y con las demás normas aplicables.
Como fundamento de lo anterior, se trae a colación lo indicado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, en Concepto Unificado de la Obligación de facturar y sistema de factura electrónica No 106 de 2022, veamos:
“3.3.12. DESCRIPTOR: DOCUMENTO EXPEDIDO PARA LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS.
(...)
11. Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios. El documento expedido para los servicios públicos domiciliarios lo podrán expedir los sujetos obligados a facturar que correspondan a empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios reguladas por la Ley 142 del 11 de julio de 1994 y las disposiciones que la reglamentan, modifican o adicionan, por los ingresos que obtengan estas entidades de conformidad con las disposiciones que las regulan, cumpliendo con los siguientes requisitos: (…)”.
En este sentido, se informa que el citado “Documento expedido para los servicios públicos domiciliarios”, es considerado documento equivalente a la factura de venta por la normatividad vigente. Por lo cual, su correcta expedición suple la obligación de expedir factura de venta y se considera soporte de costos, deducciones e impuestos descontables de conformidad con lo dispuesto en los artículos 616-1 y 771-2 del Estatuto Tributario, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos previamente descritos.
De otro lado, la implementación de la factura electrónica de venta por parte de las empresas prestadoras de servicios públicos deberá efectuarse según lo dispuesto en el artículo 20 de la Resolución DIAN No. 000042 de 2020. Lo anterior debido a que la expedición del documento equivalente para servicios públicos únicamente suple la obligación de facturar los conceptos de que trata el numeral 11 del artículo 13 de la Resolución 000042 de 2020.
En efecto, el artículo 10 de la Resolución 000042 de 2020 señala:
“Artículo 10. Sujetos que podrán expedir documentos equivalentes a la factura de venta. Los sujetos obligados a facturar, sin perjuicio de la obligación de expedir factura electrónica de venta, podrán expedir los documentos equivalentes conforme lo dispuesto en el artículo 1.6.1.4.6. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 13 de esta resolución, no obstante, cuando se trate de venta de bienes o prestación de servicios diferentes a los contemplados en el artículo 13 de esta resolución, deberán expedir factura electrónica de venta.
Parágrafo. Los sujetos que están autorizados para la expedición de los documentos equivalentes de que trata el presente artículo, en todos los casos podrán expedir la factura electrónica de venta en las operaciones que se indican para cada uno de los citados documentos
(…)
3.3.12.2 ¿Los prestadores de servicios públicos domiciliarios, puntualmente los del servicio de aseo y/o de alcantarillado están obligados a expedir además de la factura física de servicios públicos, la factura electrónica de venta? ¿la obligación hace referencia a un documento electrónico equivalente? ¿O la factura electrónica reemplaza a la factura física de servicios públicos? En este contexto, es claro que las empresas de servicios públicos domiciliarios, independientemente de su naturaleza, como de la calidad de servicios que prestan, para efectos tributarios están obligadas a expedir factura de venta o documento equivalente, y con la expedición de cualquiera de estos documentos se entenderá cumplida la obligación de facturar.
(...)” (Subraya fuera del texto original)
En este contexto, el hecho de que el Gobierno Nacional haya contemplado un documento equivalente para las empresas prestadoras de servicios públicos no ignora la existencia de la factura de venta establecida en la Ley 142 de 1994. Por el contrario, su objetivo es facilitar el cumplimiento de la obligación de facturar. De tal forma, estas empresas tienen la opción de emitir una factura de venta o el documento equivalente correspondiente, cumpliendo en cualquiera de los casos con la obligación formal de expedir una factura de venta.
De otro modo, para mayor claridad, el artículo 9 del Capítulo 1 del Título 2 de la Resolución No. 0165 de 2023[13], modificada por la Resolución No. 0008 de 2024, indica los sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta y el plazo para hacerlo, de la siguiente forma:
“Artículo 9. Sujetos obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición. Se encuentran obligados a expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición, los sujetos de que trata el artículo 1.6.1.4.2. del Decreto número 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria y el artículo 7o de la presente resolución, en lo sucesivo facturadores electrónicos.
Quienes opten por el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación - SIMPLE podrán:
1. Expedir la factura electrónica desde el momento en que inscriba en el registro único tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación; o
2. Expedir documento equivalente electrónico, siempre y cuando se haya expedido el respectivo anexo técnico; o
3. Someterse a las reglas del inconveniente tecnológico previsto en el numeral 1.1. del artículo 37 de la presente resolución durante máximo dos meses contados desde el momento en que efectúen la inscripción en el Registro Único Tributario como responsable del régimen SIMPLE de tributación -SIMPLE. Vencido este plazo, estarán obligados a facturar electrónicamente o el documento equivalente electrónico que se haya prescrito para tal fin”.
(…)
Artículo 23. Calendario de implementación para la generación y transmisión de forma electrónica del documento equivalente electrónico y de las notas de ajuste. Los sujetos que van a generar y trasmitir para validación el documento equivalente electrónico y las notas de ajuste, conforme se indica en los artículos 29, 31 y 33 de esta Resolución, deberán cumplir con la implementación del mencionado documento, atendiendo al siguiente calendario:
(…)
2. Otros documentos equivalentes.
(…)” (Subraya fuera del texto)
En consecuencia con lo dicho hasta ahora, la Resolución No. 0165 de 2023[14], modificada por la Resolución No. 0008 de 2024, proferida por la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales – DIAN, reitera en el artículo 5 “la obligación de expedir factura de venta o documento equivalente y los sujetos obligados a hacerlo”.
Por lo anterior, los prestadores en el marco de un contrato uniforme de servicios públicos domiciliarios emiten documentos equivalentes a las facturas de ventas, los cuales bajo el tenor de las normas expuestas se encuentran obligados a la trasmisión de documentos equivalentes electrónicos, teniendo como plazo máximo para su implementación, el 01 de agosto de 2024, de conformidad con el artículo 23 de la Resolución No. 0165 de 2023, modificada por la Resolución No. 0008 de 2024.
Por último, cabe señalar que no se debe confundir la facturación electrónica reglada por la autoridad de tributaria, la cual deberá cumplir con los presupuestos mínimos del artículo 148 de la Ley 142 de 1994 y con las disposiciones aplicables a la materia, con la forma o modo de envió de la factura, la cual puede ser por medios electrónicos o de formar física conforme a lo pactado en el contrato de condiciones uniformes.
(ii) Registro de los usuarios
Lo primero es indicar que, aunque en el régimen de los servicios públicos domiciliarios no existe una disposición legal que imponga a un usuario o suscriptor de servicios públicos la obligación de actualizar sus datos en la base proporcionada por el prestador, puede llegar a existir una obligación contractual si así se pactara en el contrato de condiciones uniformes, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 148 de la Ley 142 de 1994, respecto a los requisitos formales de las facturas, el cual señala que “Los requisitos formales de las facturas serán los que determinen las condiciones uniformes del contrato (…)”
De igual forma, cada prestador debe establecer los mecanismos de recolección y actualización de información de sus bases de datos a partir de lo estipulado en el contrato de condiciones uniformes de servicios públicos, de tal forma que sus procesos comerciales y de facturación se desarrollen de manera adecuada.
No obstante, en cuanto al servicio de Acueducto y Alcantarillado el artículo 2.3.1.3.1.1.2 del Decreto Único Reglamentario 1077 del 2015, establece la obligación reglamentaria de los prestadores de servicios públicos domiciliarios de contar con un registro o catastro de los usuarios a su cargo, de la siguiente forma:
“Artículo 2.3.1.3.1.1.2. Del registro o catastro de usuarios. Cada entidad prestadora de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado deberá contar con la información completa y actualizada de sus suscriptores y usuarios, que contenga los datos sobre su identificación, modalidad del servicio que reciben, estados de cuentas y demás que sea necesaria para el seguimiento y control de los servicios.
La entidad prestadora de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado, asegurará que la identificación de los inmuebles corresponda a la nomenclatura oficial.
En casos excepcionales por deficiencias o baja cobertura de la nomenclatura oficial, la entidad prestadora de los servicios públicos podrá adoptar una nomenclatura provisional.
Parágrafo. Es responsabilidad de los suscriptores o usuarios informar a la entidad prestadora de los servicios públicos de acueducto y alcantarillado cualquier cambio en las características, identificación o uso de los inmuebles a las reportadas en el momento de la solicitud de instalación de los servicios”. (Subraya fuera del texto)
Con base en los anteriores presupuestos, es una obligación de cada prestador para los servicios públicos de acueducto y alcantarillado, contar con la información completa y actualizada de sus suscriptores y usuarios, lo cual es necesario para efectos de realizar un adecuado cobro de los servicios públicos domiciliarios prestados.
Sin embargo, si el prestador no ha podido realizar esta actividad apropiadamente, o si se han presentado cambios que los prestadores desconocen, los usuarios, en atención a la responsabilidad compartida que se desprende de la regulación, deben informar de estos cambios a sus prestadores, quienes deberán verificarlos, con el fin realizar la actualización pertinente.
(iii) Protección de datos personales
Mediante la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.” Se establecieron las disposiciones generales aplicables a la protección de datos personales en Colombia, lo cual de conformidad con el artículo 2 ibídem su ámbito de aplicación se circunscribe “(…) a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada".
Por su parte, los literales c), f) y g) del artículo 3 de dicha Ley definen los datos personales, indicando que se refieren a “cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables”.
Conforme con ello, se tiene que, solo las personas naturales determinadas o determinables son titulares de los datos personales, por consiguiente, gozan de protección legal en los términos dispuestos por la Ley 1581 de 2012.
Ahora bien, respecto a ello, esta Oficina en Concepto SSPD-OJ-2021-594 ha indicado lo siguiente en cuanto a la protección de datos personales:
“(…) Dentro de los principios que rigen el tratamiento de los datos personales[9], se encuentran los siguientes: (i) acceso y circulación restringida, que implica que el tratamiento de estos datos solamente podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y las previstas en la ley; (ii) seguridad, que corresponde al empleo de mecanismos que impidan la adulteración, pérdida o uso no autorizado de los mismos; y (iii) confidencialidad, que se refiere a la garantía de reserva de dichos datos.
Sin perjuicio de las excepciones legales, el tratamiento de datos personales requiere de la autorización previa e informada de sus titulares, la cual deberá ser obtenida por un medio que permita su consulta posterior, en los términos establecidos en el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012.
Por su parte, el artículo 2.2.2.25.2.1. del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, establece que la recolección de datos deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente; salvo, en los casos expresamente previstos en la ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.
Por lo anterior, es dable concluir que la Ley 1581 de 2012 resulta exigible respecto de toda entidad pública o privada que, en sus repositorios de información, recolecte, almacene, use, circule o suprima datos personales (tratamiento), entendidos estos datos, al tenor del artículo 3 de la misma Ley, ya transcrito.
Así las cosas, y bajo el entendido de que quienes prestan servicios públicos domiciliarios realizan tratamiento de datos personales, es posible afirmar que les son aplicables las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y que, en tal virtud, deben ajustar su comportamiento a lo contemplado en tal Ley, so pena de ser sancionados por la entidad competente que, para este caso, es la Superintendencia de Industria y Comercio. Lo anterior, según lo dispuesto en el artículo 19 de la citada Ley, según el cual “La Superintendencia de Industria y Comercio, a través de una delegatura para la Protección de Datos Personales, ejercerá la vigilancia para garantizar que en el Tratamiento de datos personales, se respeten los principios, derechos, garantías y procedimientos previstos en la presente ley (…)”. (Subraya fuera del texto original)
Desde esa perspectiva, se entiende que los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, en particular el de libertad, son aplicables a quienes prestan servicios públicos domiciliarios en lo que respecta al tratamiento de datos personales. Este principio establece que “El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular”. Siendo así, los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
CONCLUSIONES
De acuerdo con las consideraciones expuestas, se procede a responder los interrogantes en el orden que fueron planteados:
“PRIMERA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ¿Cuál es la interpretación que esta entidad le ha dado a la Resolución 165 de 2023, específicamente en cuanto a la obligatoriedad de cobrar los servicios a través de documentos electrónicos equivalentes?”
Es lo primero precisar que, la competencia de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios se circunscribe al ejerció de las funciones presidenciales delegadas de inspección, vigilancia y control, lo cual se enmarca exclusivamente a la ejecución de las actividades propias de la prestación de los servicios públicos domiciliarios o sus actividades complementarias.
Bajo ese entendido, aunque la consulta hace referencia a un tema relacionado con la facturación electrónica de los servicios públicos domiciliarios, la interpretación sobre la obligatoriedad de la Resolución 165 de 2023 supera el ámbito de competencia de los servicios públicos domiciliarios y corresponde a la autoridad tributaria competente, en este caso la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, proporcionar la guía u orientación al respecto.
Claro lo expuesto, se tiene que de conformidad con el Concepto Unificado de la Obligación de facturar y sistema de factura electrónica No. 106 de 2022 de la DIAN, el hecho de que Gobierno Nacional haya contemplado un documento equivalente para las empresas prestadoras de servicios públicos no ignora la existencia de la factura de venta establecida en la Ley 142 de 1994. Por el contrario, su objetivo es facilitar el cumplimiento de la obligación de facturar. De esta manera, las empresas prestadoras tienen la opción de emitir una factura de venta o el documento equivalente correspondiente, cumpliendo en cualquiera de los casos con la obligación formal de expedir una factura de venta.
No obstante, de optar por emitir un documento equivalente y de ser aplicable al caso, se deberá tener en cuenta que la transmisión de forma electrónica de documentos equivalentes para servicios públicos domiciliarios tiene como fecha máxima de implementación el día 01 de agosto de 2024, esto en atención a lo dispuesto por el artículo 23 de la Resolución No. 0165 de 2023, modificada por la Resolución No. 0008 de 2024 proferida por la DIAN.
Sin perjuicio de lo anterior, en el evento que las empresas prestadoras de servicios públicos domiciliarios realicen ventas o prestación de servicios diferentes a los contemplados en la Ley 142 de 1994, deberán expedir factura de venta por dichas operaciones y en este caso no es posible expedir documento equivalente en reemplazo de la factura de venta.
“SEGUNDA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ¿Cómo garantizar que las bases de datos de las empresas de servicios públicos estén correctamente asociadas a los usuarios finales reales de los servicios? Esto teniendo en cuenta que en muchas ocasiones los propietarios no son quienes habitan el inmueble o quienes asumen el pago de estos servicios.
TERCERA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ¿Qué medidas se podrían implementar para asegurar la obtención de la información de los usuarios finales de los servicios, esto es, por ejemplo, correo electrónico con la finalidad de que reciban de manera efectiva el documento de cobro?”
Frente a estos interrogantes, se precisa que es responsabilidad de las empresas de servicios públicos domiciliarios establecer la forma en que recolectará y almacenará los datos de sus usuarios para los fines comerciales a los que haya lugar en el marco de la relación contractual que existe entre estos, no obstante, como se menciona en el artículo 148 de la Ley 142 de 1994, la empresa prestadora tiene la posibilidad de pactar en el contrato de prestación del servicio público formas para la identificación o actualización de estos datos.
Adicional a ello, se debe tener presente lo contenido en la Ley 1581 de 2012 respecto a la protección de datos personales, para lo cual el prestador deberá ajustar su comportamiento a lo contemplado en tal Ley, so pena de ser sancionados por la entidad competente que, para este caso, es la Superintendencia de Industria y Comercio.
Ahora bien, respecto a la forma en que la empresa prestadora dará a conocer la factura a los suscriptores o usuario, se debe recordar que ello deberá ser pactado en los contratos de servicios públicos, lo cual podrá ser de forma física o por medios electrónicos.
Por consiguiente, no es dable asimilar la factura electrónica con las facturas enviadas por medios electrónicos, puesto que la primera supone un mecanismo regalado por la autoridad en materia tributaria competente, que para este caso es la DIAN, el cual debe cumplir con unos requisitos legales y reglamentarios; y la segunda corresponde a un instrumento o medio por la cual se hace el envió o entrega del documento a través de un medio electrónico como lo puede ser el correo electrónico, aun cuando podría ser remitido de manera física.
“CUARTA: SOLICITUD DE INFORMACIÓN. De no tener la posibilidad de obtener la información requerida para el efectivo envío por correo electrónico del documento equivalente al usuario que paga los servicios, ¿Bastará con registrar la información del propietario del cual solo se conoce el nombre y la cédula, pero se desconoce si en efecto está fallecido, o no se conoce su correo electrónico?”
Teniendo en cuenta la aclaración hecha en líneas precedentes, en el caso de requerir él envío de la factura por medio electrónico, como el correo electrónico, el prestador deberá revisar lo pactado en el contrato de condiciones uniformes, y establecer si conforme con ello, existe la posibilidad de que la forma de dar a conocer al usuario la factura puede ser por medio electrónico.
Por último, vale recordar que, en materia de servicios públicos domiciliarios, precisamente para los servicios de acueducto, alcantarillado y aseo, es obligación de cada prestador contar con la información completa y actualizada de sus suscriptores y usuarios, lo cual es necesario para efectos de realizar un adecuado cobro de los servicios públicos domiciliarios prestados. Sin embargo, si el prestador no ha podido realizar esta actividad apropiadamente, o si se han presentado cambios que los prestadores desconocen, los usuarios de estos servicios, en atención a la responsabilidad compartida que se desprende de la regulación, deben informar de estos cambios a los prestadores, para que sean verificados haciéndose la actualización pertinente por parte del prestador.
Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la dirección electrónica https://www.superservicios.gov.co/Normativa/Compilacion-juridica-del-sector, donde encontrará la normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, así como los conceptos emitidos por esta entidad.
Cordialmente,
MANUEL ALEJANDRO MOLINA RUGE
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Radicado 20245292782312
TEMA: DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACURA DE VENTA
Subtemas: Fractura electrónica / Envió de la factura por medios electrónicos / Protección de datos personales.
2. “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.
3. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
5. “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones”.
6. “Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.”.
7. “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.”
8. “Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales”
9. “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria."
10. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Vivienda, Ciudad y Territorio."
11. Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación.”
12. "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario en materia tributaria."
13. “Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación”
14. “Por la cual se desarrolla el sistema de facturación, los proveedores tecnológicos, se adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta, se expide el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico, y se dictan otras disposiciones en materia del sistema de facturación”
