CONCEPTO 227 DE 2025
(mayo 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
Bogotá, D.C.,
CONCEPTO SSPD-OJ-2025-227
Señora
XXXXX
notificacionespqr@eaaay.gov.co
Ref. Solicitud de concepto[1]
COMPETENCIA
De conformidad con lo establecido en el numeral 2 del artículo 11 del Decreto 1369 de 2020[2], la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios - Superservicios es competente para “…absolver las consultas jurídicas externas relativas al régimen de los servicios públicos domiciliarios”.
ALCANCE DEL CONCEPTO
Se precisa que la respuesta contenida en este documento corresponde a una interpretación jurídica general de la normativa que conforma el régimen de los servicios públicos domiciliarios, razón por la cual los criterios aquí expuestos no son de obligatorio cumplimiento o ejecución, tal como lo dispone el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011[3], sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015[4].
Por otra parte, la Superservicios no puede exigir que los actos o contratos de un prestador de servicios públicos domiciliarios se sometan a su aprobación previa, ya que de hacerlo incurriría en una extralimitación de funciones, así lo establece el parágrafo 1 del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001.
CONSULTA
La consulta elevada contiene una serie de interrogantes relativos a las notificaciones en materia de servicios públicos domiciliarios, los cuáles serán transcritos y respondidos en el acápite de conclusiones.
NORMATIVA Y DOCTRINA APLICABLE
Constitución Política de Colombia
Concepto Unificado SSPD-OJ-31-2016
Concepto SSPD-OJ-278-2020
Memorando SSPD-20221300181633
CONSIDERACIONES
De forma previa y con el fin de emitir un concepto de carácter general, es preciso indicar que en sede de consulta no es posible emitir pronunciamientos y/o decidir situaciones de carácter particular y concreto, teniendo en cuenta que los conceptos constituyen orientaciones que no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia y no tienen carácter obligatorio o vinculante, siendo que se expiden conforme con lo dispuesto en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, introducido por sustitución por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.
Por otra parte, es pertinente reiterar que la posición de esta Superintendencia ha sido uniforme en el tiempo, en el sentido de manifestar su falta de competencia frente a la revisión previa de los actos y contratos de sus vigilados, en atención a lo dispuesto en el parágrafo primero del artículo 79 de la Ley 142 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 689 de 2001,
El mencionado artículo señala sobre el particular que “(…) En ningún caso, el Superintendente podrá exigir que ningún acto o contrato de una empresa de servicios públicos se someta a aprobación previa suya (…)”, ya que, de hacerlo, se podría configurar una extralimitación de funciones, así como la realización de actos de coadministración.
Hechas las anteriores precisiones, con el fin de atender la consulta, se procederá a realizar algunas consideraciones generales sobre las notificaciones en materia de servicios públicos domiciliarios, en los siguientes términos:
La notificación es el acto mediante el cual se pone en conocimiento de los interesados el contenido de las decisiones tomadas dentro de las actuaciones que adelantan las autoridades administrativas; así, las notificaciones en el ámbito de los servicios públicos domiciliarios son un instrumento esencial para materializar el derecho al debido proceso, la publicidad de los actos administrativos y la eficacia de la función pública.
El artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 consagra principios como la transparencia y la publicidad, que permiten concretar garantías procesales como el derecho de defensa, la contradicción y la doble instancia. Estos principios no solo protegen los intereses de los usuarios frente a decisiones administrativas, sino que también obligan a difundir dichas decisiones mediante mecanismos formales de comunicación, notificación o publicación. Así, se asegura que los actos de las autoridades sean accesibles tanto para los directamente afectados como para la ciudadanía en general, cumpliendo con el mandato constitucional de publicidad (Art. 2 CP).
La jurisprudencia ha destacado que la publicidad posee una doble naturaleza: por un lado, opera como garantía del debido proceso (Art. 29 CP), al permitir que los administrados ejerzan su derecho a controvertir e impugnar actos que los afecten; por otro, es un pilar de la función administrativa (Art. 129 CP), al exigir transparencia en las actuaciones de las entidades. Esta dualidad refuerza la obligación de notificar de manera efectiva, ya sea mediante medios personales, electrónicos o por aviso, siempre priorizando el acceso real al contenido de las decisiones.
Con respecto al principio de publicidad, esta Oficina se ha pronunciado en diversas oportunidades, entre ellas, a través del Concepto SSPD-OJ-2020-278, en los siguientes términos:
“(…) Una de las formas en que se concreta el principio de publicidad es a través de la notificación de los actos administrativos que crean, modifican y extinguen situaciones jurídicas.
En concepto unificado SSPD-OJ-2016-31, expedido por esta Oficina, se encuentra definida la notificación como “el acto material (…) por medio del cual se ponen en conocimiento de las partes o terceros interesados, los actos de particulares o las decisiones proferidas por la autoridad pública”. Su finalidad, es “garantizar el conocimiento de la existencia de un proceso o actuación administrativa y de su desarrollo de manera que se garanticen los principios de publicidad, de contradicción y, en especial, de que se prevenga que alguien pueda ser condenado sin ser oído (…)”.
En ese sentido, la notificación resulta fundamental para garantizar el cumplimiento de otros derechos, de ahí la importancia de analizar su alcance, pues ésta cumple tres funciones dentro de un proceso administrativo: (i) materializa el principio de publicidad; (ii) garantiza el cumplimiento del debido proceso por la posibilidad de ejercer, por el interesado, el derecho de defensa y contradicción y (iii) optimiza los principios de celeridad y eficacia de la función pública.
El marco normativo de las notificaciones en el ámbito de los servicios públicos domiciliarios se sustenta en dos pilares fundamentales:
1. Principios constitucionales (Art. 2 y 29 de la Constitución Política), que garantizan el derecho al debido proceso y la publicidad de los actos administrativos.
2. Normas generales del procedimiento administrativo (Ley 1437 de 2011), que establecen las reglas aplicables a las notificaciones.
Estas normas buscan equilibrar las garantías de los usuarios, como el derecho de defensa y acceso a la información, con las exigencias de eficiencia y transparencia que rigen la actuación estatal.
Ahora bien, respecto de las notificaciones en materia de servicios públicos domiciliarios, en primera medida se debe señalar que la Ley 142 de 1994 es un régimen especial aplicable a todos los prestadores de servicios públicos domiciliarios y a los suscriptores o usuarios de dichos servicios. Así, dicho régimen tiene reglas concretas sobre reclamaciones y su trámite en el marco de una actuación administrativa, considerando el hecho que los prestadores son particulares con funciones administrativas, en desarrollo de la actuación administrativa suscitada como consecuencia de lo señalado en los artículos 152 y siguientes de la Ley 142 de 1994.
De esta forma, la Ley 142 de 1994 otorga a los prestadores de servicios públicos domiciliarios ciertas facultades propias de las autoridades, con miras a asegurar la organización, funcionamiento, continuidad, eficiencia y eficacia del servicio. Al respecto, la Corte Constitucional en Sentencia C-558 de 2001 señaló:
“(…) el otorgamiento a las empresas de servicios públicos de una gama de facultades, prerrogativas y privilegios propios de las autoridades públicas busca propiciar y favorecer la organización, el funcionamiento, la continuidad, la eficiencia y la eficacia del servicio, al amparo de la regulación, el control y la vigilancia que el Estado se reserva para sí con exclusividad, en su tarea de asegurar la prestación eficiente de dichos servicios a todos los habitantes del territorio nacional. Sentido teleológico éste que a su turno implica un permanente examen sobre el acontecer administrativo de quienes prestan servicios públicos domiciliarios, en el entendido de que ese conglomerado de atribuciones, derechos y prerrogativas de autoridad pública que pueden ejercer los agentes prestadores de dichos servicios no tiene la virtualidad de convertir en función administrativa el desarrollo ordinario de su objeto social. (…)
(…) A manera de conclusión puede afirmarse entonces que las empresas y entidades prestadoras de servicios públicos domiciliarios, independientemente de su condición estatal o privada, gozan de un conglomerado de derechos, poderes y prerrogativas de autoridad pública que las habilitan para cumplir funciones administrativas que van desde la resolución de peticiones, quejas y reclamos hasta la decisión del recurso de reposición, ofreciéndose como en una balanza el acervo de facultades de autoridad pública y el control de autotutela que se ve complementado con la revisión superior encomendada a la Superintendencia de Servicios Públicos para la culminación de la vía gubernativa. (…)” (subraya fuera de texto)
En este contexto, las facultades de autoridad que se concede a los prestadores de servicios públicos en el marco de las reclamaciones y actuaciones que se generan en la prestación de estos servicios, conlleva a la expedición de, se reitera, actos administrativos, producto de la actuación administrativa adelantada, la cual inicia con la petición o reclamo presentado por el usuario en el contexto del artículo 152 ibídem.
Por lo tanto, si bien es de aplicación preferente la Ley 142 de 1994, en lo no previsto en esta se aplicará las disposiciones del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) - Ley 1437 de 2011 dado que así se desprende del artículo 153 de la Ley 142 de 1994, según el cual, las peticiones y recursos serán tramitados de conformidad con las normas vigentes sobre el derecho de petición, aspecto que es contemplado de igual forma en el artículo 2 del CPACA, al establecer:
“ARTÍCULO 2. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las normas de esta Parte Primera del Código se aplican a todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas. A todos ellos se les dará el nombre de autoridades.(…)
Las autoridades sujetarán sus actuaciones a los procedimientos que se establecen en este Código, sin perjuicio de los procedimientos regulados en leyes especiales. En lo no previsto en los mismos se aplicarán las disposiciones de este Código.” (subraya fuera de texto)
Particularmente, la Ley 142 de 1994 no consagró disposición respecto del proceso de notificación en las actuaciones adelantadas por los prestadores y por esta Superintendencia, sin embargo, el artículo 159 establece que dicho procedimiento debe adelantarse siguiendo las previsiones del Código Contencioso Administrativo, hoy Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA) – Ley 1437 de 2011. Veamos.
“ARTÍCULO 159. DE LA NOTIFICACIÓN DE LA DECISIÓN SOBRE PETICIONES Y RECURSOS. <Artículo modificado por el artículo 20 de la Ley 689 de 2001. El nuevo texto es el siguiente:> La notificación de la decisión sobre un recurso o una petición se efectuará en la forma prevista por el Código Contencioso Administrativo. (…)"
Así, conforme lo señala el citado artículo 2 del CPACA, al estar todos los organismos y entidades del sector público de cada una de las ramas del poder público, así como los particulares con funciones administrativas, sometidos a la primera parte de dicho Código, todas aquellas decisiones, para el caso particular de los servicios públicos domiciliarios, adoptadas por parte de los prestadores de dichos servicios sobre las peticiones y recursos de los usuarios, y dentro de las actuaciones administrativas que adelantan, son actos administrativos de carácter particular y concreto que crean, modifican, extinguen o afectan una situación jurídica individual, razón por la cual, deben ser notificados de conformidad con el artículo 66 ibídem, el cual impone dicho deber al señalar:
“ARTÍCULO 67. NOTIFICACIÓN PERSONAL. Las decisiones que pongan término a una actuación administrativa se notificarán personalmente al interesado, a su representante o apoderado, o a la persona debidamente autorizada por el interesado para notificarse.
En la diligencia de notificación se entregará al interesado copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo, con anotación de la fecha y la hora, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse y los plazos para hacerlo.
El incumplimiento de cualquiera de estos requisitos invalidará la notificación.
La notificación personal para dar cumplimiento a todas las diligencias previstas en el inciso anterior también podrá efectuarse mediante una cualquiera de las siguientes modalidades:
1. Por medio electrónico. Procederá siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera.
La administración podrá establecer este tipo de notificación para determinados actos administrativos de carácter masivo que tengan origen en convocatorias públicas. En la reglamentación de la convocatoria impartirá a los interesados las instrucciones pertinentes, y establecerá modalidades alternativas de notificación personal para quienes no cuenten con acceso al medio electrónico.
2. En estrados. Toda decisión que se adopte en audiencia pública será notificada verbalmente en estrados, debiéndose dejar precisa constancia de las decisiones adoptadas y de la circunstancia de que dichas decisiones quedaron notificadas. A partir del día siguiente a la notificación se contarán los términos para la interposición de recursos.” (subraya fuera del texto)
De la norma en cita es dable resaltar que, la notificación personal podrá efectuarse por medios electrónicos o por estrados. En cuanto a la notificación electrónica, conviene traer a colación el contenido del artículo 56 ibídem, que contempla:
“ARTÍCULO 56. NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA. <Artículo modificado por el artículo 10 de la Ley 2080 de 2021. El nuevo texto es el siguiente:> Las autoridades podrán notificar sus actos a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación.
Sin embargo, durante el desarrollo de la actuación el interesado podrá solicitar a la autoridad que las notificaciones sucesivas no se realicen por medios electrónicos, sino de conformidad con los otros medios previstos en el Capítulo Quinto del presente Título, a menos que el uso de medios electrónicos sea obligatorio en los términos del inciso tercero del artículo 53A del presente título.
Las notificaciones por medios electrónicos se practicarán a través del servicio de notificaciones que ofrezca la sede electrónica de la autoridad.
Los interesados podrán acceder a las notificaciones en el portal único del Estado, que funcionará como un portal de acceso.
La notificación quedará surtida a partir de la fecha y hora en que el administrado acceda a la misma, hecho que deberá ser certificado por la administración.” (subraya fuera de texto)
De este modo, se tiene que la norma consagra la posibilidad de notificar personalmente por medios electrónicos, siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera y se realice con el lleno de los mismos requisitos de la notificación personal.
Respecto del término de realización de la notificación electrónica, esta Oficina Asesora Jurídica a través del Concepto Unificado 031 de 2016, actualizado el 18 de noviembre de 2018, acogió el criterio de la Sala de Consulta y Servicio Civil del Consejo de Estado, el cual señala que la notificación electrónica debe realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto administrativo, en el marco de lo señalado en el artículo 68 del CPACA para el envío de la citación para notificación personal.
De esta forma, para que se entienda surtida la notificación personal por medios electrónicos, la autoridad que profirió la decisión debe certificar la hora y fecha en que el interesado recibió el acto administrativo, para estos efectos, debe contar con el acuse de recibo del mensaje electrónico. Una vez acreditada la recepción del mensaje de datos con el lleno de los requisitos exigidos para la notificación personal, esta se entenderá surtida el mismo día de recibida, por lo tanto, los términos para la presentación de los recursos o la caducidad del medio de control, comenzarán a contarse al día hábil siguiente del recibido del respectivo mensaje de datos.
Debe aclararse, que no existe una notificación supletoria de la notificación electrónica, por tanto, en el evento en que la notificación no cumpla uno de los requisitos exigidos en la Ley, o el mensaje de datos no haya sido entregado al destinatario, operará la consecuencia prevista en el artículo 72 de la Ley 1437 de 2011, es decir, no se tiene por efectuada la notificación, a menos que el interesado revele que conoce el acto o interponga los recursos de ley.
En el evento en el que no sea posible llevar a cabo la notificación electrónica, la autoridad deberá iniciar el trámite de notificación personal por medio de la remisión de la citación para notificación personal y, en su defecto, mediante la notificación por aviso, tal como lo disponen los artículos 68 y 69 del CPACA:
“ARTÍCULO 68. CITACIONES PARA NOTIFICACIÓN PERSONAL. Si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le enviará una citación a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. El envío de la citación se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario señalada en el inciso anterior, la citación se publicará en la página electrónica o en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días.
ARTÍCULO 69. NOTIFICACIÓN POR AVISO. Si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación, esta se hará por medio de aviso que se remitirá a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. El aviso deberá indicar la fecha y la del acto que se notifica, la autoridad que lo expidió, los recursos que legalmente proceden, las autoridades ante quienes deben interponerse, los plazos respectivos y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino.
Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, el aviso, con copia íntegra del acto administrativo, se publicará en la página electrónica y en todo caso en un lugar de acceso al público de la respectiva entidad por el término de cinco (5) días, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
En el expediente se dejará constancia de la remisión o publicación del aviso y de la fecha en que por este medio quedará surtida la notificación personal.” (subraya fuera de texto)
De lo artículos en cita se tiene que, el envío de la citación para notificación personal se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Cuando se desconozca la información sobre el destinatario, es decir, no se cuente con una dirección física, correo electrónico, número de celular u otro que permita ubicar al usuario, la citación se publicará en la página web o en un lugar de acceso al público de la entidad por el término de cinco (5) días hábiles.
Si enviada la citación para notificación personal, el interesado no comparece a notificarse personalmente de la decisión dentro del término otorgado, se procederá a remitir el aviso.
Respecto del término para remitir la notificación por aviso, el citado artículo 68 establece que deberá enviarse al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación.
Es de recordar que, por regla general el aviso debe ser enviado y/o remitido al interesado, no obstante, el inciso 2 del artículo 69 señala que en los casos en que se desconozca la información de destino del interesado, se deberá publicar el aviso en su integridad por el término de cinco (5) días, en la página web y, en todo caso, en el lugar de acceso al público de la entidad, identificando fecha de fijación y desfijación de la publicación, con la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al retiro del aviso.
CONCLUSIONES
De acuerdo con las consideraciones expuestas, se procede a responder las preguntas formuladas así:
“1. Si la usuaria se acerca a notificarse al 6 día antes de ser enviada la notificación por aviso, se debe notificar personalmente y ya no enviar por aviso la respuesta o aun cuando se haya notificado se debe enviar la notificación por aviso. O por el contrario el usuario no puede ser notificado personalmente y debe esperar la notificación por aviso.”
Es preciso reiterar que en sede de consulta no se emiten pronunciamientos y/o decidir situaciones de carácter particular y concreto, ya que los conceptos constituyen orientaciones que no comprometen la responsabilidad de esta Superintendencia y no tienen carácter obligatorio o vinculante, pues se expiden en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, introducido por sustitución por la Ley 1755 del 30 de junio de 2015.
En términos generales, se debe tener en cuenta que la notificación por aviso es un mecanismo de notificación subsidiario o supletorio de la notificación personal, razón por la cual, si el usuario(a) se presenta a la entidad antes de que se elabore y envíe el aviso (incluso al sexto día), debe notificársele personalmente, pues su comparecencia demuestra la viabilidad de este medio y satisface el principio de eficacia y garantía del debido proceso. En este caso, el envío por aviso devendría en un formalismo innecesario, dado que la notificación personal cumple plenamente con el objetivo de informar y vincular jurídicamente al administrado, sin embargo, se debe aclarar que la notificación personal se deberá realizar con requisitos del artículo 67 del CPACA.
Esta interpretación no solo se ajusta al texto legal, sino que se sustenta en los siguientes argumentos:
Finalidad de la notificación: El propósito fundamental de cualquier notificación es garantizar que el administrado conozca efectivamente el contenido de una decisión administrativa para ejercer su derecho de defensa. La notificación personal cumple con esta finalidad de manera más efectiva.
Jerarquía de las notificaciones: La Corte Constitucional en sentencia C-738 de 2004 ha establecido que la notificación personal tiene prevalencia sobre la notificación por aviso, siendo esta última un mecanismo subsidiario, como se puede ver en el siguiente aparte:
“La notificación por aviso procede cuando no haya podido realizarse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación. En esa medida, es esencial, para la debida notificación por aviso, que se haya agotado lo previsto en los artículos 67 y 68 del Código. Esto significa que el legislador ha otorgado un tratamiento de favor a la notificación personal, en la medida que considera que garantiza de mejor manera que el demandado conozca en forma cierta la existencia del proceso y ejerza su derecho de defensa, pero no la acoge como única, ya que establece el mecanismo de notificación por aviso como subsidiario con el fin de no entrabar el ejercicio de actividades, funciones y procedimientos de la Administración. Solo en caso de que la notificación personal resulte fallida se podrá acudir al trámite de la notificación por aviso”
Criterio de imposibilidad material: La notificación por aviso solo procede cuando existe una imposibilidad material de realizar la notificación personal. Si la usuaria comparece voluntariamente, esta imposibilidad desaparece.
Principio de eficacia administrativa: El artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 establece que las autoridades deben buscar que los procedimientos logren su finalidad, removiendo obstáculos puramente formales. Enviar una notificación por aviso cuando ya se ha efectuado una notificación personal constituiría un formalismo innecesario.
Garantía del debido proceso: La notificación personal proporciona mayor seguridad jurídica y garantiza mejor el derecho de defensa del administrado.
En síntesis, cuando el usuario(a) se acerca a notificarse al sexto día, antes de que se haya enviado la notificación por aviso, se debe proceder a notificarlo personalmente y, en consecuencia, ya no es necesario enviar la notificación por aviso.
“2. Deseo saber cuándo se determina notificado a un usuario por medio de correo electrónico, cuando el mensaje fue recibido en el buzón de correo o cuando el usuario da acuse de recibido; Y en caso de que el usuario lo haya recibido, pero no quiera dar acuse, que procedimiento se debe realizar.”
Es importante resaltar que la remisión de la citación por medios electrónicos para la notificación personal, es diferente a la notificación personal por medios electrónicos.
Tratándose de la notificación personal por medios electrónicos (art. 67 CPACA), es preciso señalar que pese a que lo norma no establece un término para el envío de la misma, esta Superintendencia acogió el criterio de que debe realizarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto administrativo (Concepto Unificado SSPD 031 de 2016).
Para que se entienda surtida la notificación personal por medios electrónicos, la entidad debe certificar la hora y fecha en que el interesado recibió el acto administrativo, para lo cual, debe contar con el de acuse de recibo del mensaje electrónico. Una vez acreditado la recepción del mensaje de datos con los requisitos antes expuestos, está se entenderá surtida el mismo día de recibida, por lo tanto, los términos para la presentación de los recursos o la caducidad del medio de control, comenzarán a contarse al día hábil siguiente del recibido del respectivo mensaje de datos
Debe aclararse que no existe una notificación supletoria de la notificación electrónica, por tanto, en el evento en que la notificación no cumpla uno de los requisitos exigidos en la ley, o el mensaje de datos no haya sido entregado (rebote del correo, siendo el suministrado por el usuario), operará la consecuencia prevista en el artículo 72 del CPACA, es decir que no se tiene por efectuada la notificación a menos que el interesado revele que conoce el acto, consiente la decisión o interponga los recursos de ley.
En este caso, se deberá iniciar el trámite de notificación personal por medio de la remisión de la citación y en su defecto del aviso, según los artículos 68 y 69 del CPACA.
“3. ¿La notificación de correo electrónica cuenta como notificación personal o se maneja como notificación por aviso?”
De acuerdo con el artículo 67 del CPACA, la notificación personal puede efectuarse por medios electrónicos, siempre y cuando el interesado acepte ser notificado de esta manera. Para que la notificación personal por medios electrónicos sea válida debe cumplir con requisitos específicos: indicar la fecha de expedición del oficio de notificación y del acto que se notifica, identificar la autoridad que lo expidió, señalar los recursos procedentes con sus respectivas autoridades y plazos, y adjuntar copia íntegra, auténtica y gratuita del acto administrativo.
Adicionalmente, se reitera que solo procede cuando el interesado ha aceptado expresamente ser notificado por este medio o ha indicado claramente una dirección de correo electrónico dentro de un acápite de notificaciones, pues la mera mención de un correo electrónico no constituye autorización para este tipo de notificación. Cuando se cumplen estos requisitos, la notificación electrónica surte los mismos efectos que la notificación personal presencial.
Asimismo, tal como se mencionó en la respuesta a la pregunta anterior, la remisión de la citación para la notificación personal o de la notificación por aviso por medios electrónicos, es diferente a la notificación personal por medios electrónicos, pues el aviso opera como mecanismo subsidiario cuando ha sido imposible realizar la notificación personal.
“4. ¿Si la citación de notificación de correo certificado no tiene acuse de recibido se envía la respuesta por aviso por el mismo correo electrónico?”
Según lo establecido en el artículo 68 de la Ley 1437 de 2011 (CPACA) si no hay otro medio más eficaz de informar al interesado, se le debe enviar una citación a la dirección, número de fax o correo electrónico que figure en el expediente o pueda obtenerse del registro mercantil, para que comparezca a la diligencia de notificación personal. Del envío de esta citación debe dejarse constancia en el expediente, y debe realizarse dentro de los cinco días siguientes a la expedición del acto. En caso de que se desconozca la información del destinatario, la citación deberá publicarse en la página electrónica o en un lugar de acceso público de la entidad por el término de cinco días.
Si tras el envío de la citación por correo certificado el interesado no comparece dentro de los cinco días siguientes al recibo de la citación (o a la publicación, según corresponda), la administración debe proceder conforme al artículo 69 del CPACA, enviando la notificación por aviso al mismo medio inicialmente utilizado (sea dirección física, fax o correo electrónico) que figure en el expediente.
Este aviso debe contener copia íntegra del acto administrativo, indicando fecha de fijación y los recursos procedentes, términos y autoridades ante quienes interponerlos. En este escenario, la norma solo obliga a enviar la citación dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la expedición del acto a donde el usuario haya señalado ser notificado y sino comparece al sexto día hábil del envío la administración debe proceder conforme al artículo 69 del CPACA, que establece claramente que, ante la imposibilidad de realizar la notificación personal, se debe enviar una notificación por aviso.
Sin embargo, este aviso debe remitirse a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figuren en el expediente o puedan obtenerse del registro mercantil, acompañado de copia íntegra del acto administrativo. Es importante destacar que la notificación por aviso debe realizarse por el medio más eficaz para garantizar que el interesado conozca la decisión.
“5. ¿Se debe manejar el mismo tiempo de espera de los 5 días hábiles después de enviada la citación para enviar el oficio al sexto día cuando es por medio electrónico, o se puede enviar la citación y el oficio al mismo tiempo, o enviar el oficio en un menor tiempo? (ejemplo enviar la citación por correo electrónico hoy y mañana el oficio), teniendo en cuenta que usuario autorizó enviar respuesta y ser notificado al correo.”
Es fundamental distinguir entre remitir una citación por correo electrónico y realizar una notificación personal por medio electrónico, pues constituyen procedimientos distintos con términos legales específicos. Cuando se envía una citación por correo electrónico conforme al artículo 68 del CPACA, la entidad debe respetar el plazo legal de espera de cinco (5) días hábiles para que el interesado comparezca a la diligencia de notificación personal, antes de proceder con el envío al sexto día de la notificación por aviso. En este escenario, no resulta procedente enviar simultáneamente la citación y el oficio, ni tampoco es válido reducir el plazo de espera establecido, pues esto vulneraría el debido proceso administrativo y el derecho de defensa del interesado.
Por otra parte, cuando el usuario ha autorizado expresamente ser notificado por correo electrónico, se aplica directamente el procedimiento de notificación personal por medios electrónicos, sin necesidad de citación previa. En este caso, la notificación se entiende surtida cuando el usuario recibe el mensaje de datos y se cuenta con el acuse de recibo correspondiente, permitiendo a la entidad certificar la fecha y hora de recepción del acto administrativo.
“6. Cuando el usuario recibe la citación por correo electrónico y la abre y da acuse de recibido se debe contar los 5 días siguientes a esa apertura para enviar el oficio o se envía el oficio según la fecha de creación.”
El conteo de los cinco días para determinar si procede el envío del aviso se debe iniciar a partir de la fecha del envío de la citación, no desde la fecha en que el usuario abrió el correo o dio acuse de recibido. El artículo 68 del CPACA establece claramente que el envío de la citación se hará dentro de los cinco días siguientes a la expedición del acto administrativo, y según el artículo 69, la notificación por aviso procede "si no pudiere hacerse la notificación personal al cabo de los cinco (5) días del envío de la citación". La norma hace referencia específica al momento del envío como punto de partida para el conteo, no al momento de la recepción o apertura por parte del destinatario.
El hecho de que el usuario haya abierto el correo y dado acuse de recibido simplemente confirma que la citación fue efectivamente entregada, pero no modifica el plazo legal establecido para que el interesado comparezca a notificarse personalmente. Si transcurridos cinco días desde el envío de la citación el usuario no se ha presentado para la notificación personal, la administración debe proceder conforme al artículo 69 y enviar la notificación por aviso, a través del medio más expedito. Este criterio garantiza seguridad jurídica y uniformidad en la aplicación de los términos procesales administrativos.
Finalmente, le informamos que esta Superintendencia ha puesto a disposición de la ciudadanía un sitio de consulta al que usted puede acceder en la dirección electrónica https://www.superservicios.gov.co/Normativa/Compilacion-juridica-del-sector, donde encontrará la normativa, jurisprudencia y doctrina sobre los servicios públicos domiciliarios, así como los conceptos emitidos por esta entidad.
Cordialmente,
JHONN VICENTE CUADROS CUADROS
Jefe Oficina Asesora Jurídica
1. Radicado 20255291720772
TEMA: NOTIFICACIONES EN MATERIA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS
2. “Por el cual se modifica la estructura de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios”.
3. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
4. “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
5. “Por la cual se establece el régimen de los servicios públicos domiciliarios y se dictan otras disposiciones.”
6. “Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.”
